Politique de gestion des réclamations et de protection des lanceurs d'alerte

7) Signalements anonymes

Les signalements peuvent être effectués sans fournir de nom ni d'autres informations permettant d'identifier leur auteur. Toute personne souhaitant conserver son anonymat doit veiller à ne pas communiquer d'informations susceptibles de révéler involontairement son identité.

Veuillez noter qu'une adresse électronique classique peut révéler des informations permettant de vous identifier. Une personne souhaitant rester anonyme peut choisir d'utiliser une adresse électronique ne permettant pas de l'identifier.

Calaso B.V. évaluera les signalements anonymes sur la base des informations disponibles. Le caractère anonyme d'un signalement peut limiter notre capacité à demander des informations complémentaires, à mener une enquête ou à communiquer les résultats de celle-ci.

Les signalements anonymes seront enregistrés et traités de la même manière que les signalements nominatifs, dès lors qu'ils contiennent des informations suffisantes.

8) Traitement des signalements

a) Accusé de réception

Calaso B.V. accusera réception du signalement dans un délai de sept jours calendaires, sauf si celui-ci a été effectué de manière anonyme sans possibilité de contacter son auteur.

b) Évaluation préliminaire

L'évaluation préliminaire permettra de déterminer :

• Si les faits relèvent du champ d'application de la présente politique.
• Si des mesures immédiates de protection ou de correction sont nécessaires.
• Quelle personne sera chargée du traitement ou de l'enquête, en veillant à ce qu'elle soit indépendante, impartiale et exempte de tout conflit d'intérêts.
• S'il convient de désigner un enquêteur externe indépendant.
• Si le dossier doit être transmis à une autorité compétente.

c) Enquête

Les signalements seront examinés de manière équitable, objective et sans retard injustifié. La personne chargée du traitement du signalement devra être suffisamment indépendante et ne pas être en situation de conflit d'intérêts à l'égard des faits concernés.

L'enquête pourra comprendre l'examen de documents, des entretiens avec les personnes concernées, le recours à des experts ainsi que la possibilité, pour les personnes concernées, de présenter leurs observations dans des conditions appropriées.

Toutes les parties sont tenues de coopérer de bonne foi et de préserver les informations pertinentes.

d) Retour d'information

Dans la mesure où la loi l'autorise et lorsque les coordonnées de la personne effectuant le signalement sont disponibles, celle-ci recevra des informations sur l'évaluation du signalement et les suites qui lui sont données dans un délai de trois mois à compter de l'accusé de réception.

Le cas échéant, la personne effectuant le signalement pourra être contactée au cours de l'enquête afin de fournir des informations complémentaires ou des précisions.

Si l'enquête ne peut raisonnablement être achevée dans ce délai, Calaso B.V. communiquera un état d'avancement ainsi qu'un délai indicatif, dans la mesure du possible.

e) Résultats et mesures correctives

Selon les conclusions de l'enquête, les mesures suivantes pourront notamment être prises :

• Mettre fin au comportement concerné ou y remédier.
• Améliorer les politiques, procédures, contrôles ou formations.
• Remédier, dans la mesure du raisonnablement possible, aux impacts négatifs.
• Prendre des mesures disciplinaires proportionnées.
• Suspendre ou mettre fin à une relation avec un fournisseur ou un partenaire commercial.
• Signaler les faits à une autorité de régulation, à une autorité chargée de l'application de la loi ou à toute autre autorité compétente.
• Ne donner aucune suite lorsque les faits signalés ne sont pas établis.

Lorsque la législation le permet, la personne effectuant le signalement recevra un résumé des conclusions. Les informations confidentielles relatives à l'emploi, aux questions juridiques ou aux données personnelles pourront être occultées.

9) Réexamen ou recours

Toute personne estimant qu'une réclamation n'a pas été traitée de manière équitable ou que des informations pertinentes n'ont pas été dûment prises en considération peut demander un réexamen dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la décision.

La demande doit être adressée à [email protected] et exposer les motifs justifiant cette demande de réexamen.

Dans la mesure du possible, le réexamen sera effectué par une personne qui n'a pas participé à la décision initiale.

10) Confidentialité

Les signalements ainsi que les données personnelles qui s'y rapportent sont traités de manière confidentielle. Les informations ne sont communiquées qu'aux personnes qui en ont besoin pour évaluer, enquêter sur ou résoudre le dossier, ou lorsque leur divulgation est requise par la loi.

Calaso B.V. ne divulguera pas l'identité de la personne effectuant le signalement, ni toute information permettant de déduire son identité, sans son consentement, sauf lorsque cette divulgation est nécessaire et autorisée ou imposée par la loi.

Lorsque la divulgation est légalement obligatoire, la personne effectuant le signalement en sera normalement informée au préalable, sauf si cette information est susceptible de compromettre une enquête ou de contrevenir à une obligation légale.

La confidentialité s'applique également à l'identité et aux droits des personnes mentionnées dans un signalement ou concernées par celui-ci.

11) Protection contre les représailles

Calaso B.V. interdit toute forme de représailles à l'encontre de toute personne qui signale une préoccupation, sollicite des conseils, apporte son assistance à une personne effectuant un signalement ou participe à une enquête, dès lors qu'elle avait des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes.

Lorsque la loi le permet, la personne effectuant le signalement peut être accompagnée, lors des réunions relatives à son signalement, d'un collègue, d'une personne de confiance, d'un représentant légal ou d'un représentant syndical.

Les représailles interdites peuvent notamment comprendre :

• Le licenciement, la suspension, la rétrogradation ou la réduction du temps de travail.
• Le refus d'une promotion, d'une formation ou d'une opportunité professionnelle.
• Des évaluations de performance défavorables sans justification objective.
• Le harcèlement, l'intimidation, la discrimination ou l'exclusion.
• La modification des fonctions ou des conditions de travail à titre de sanction.
• Un préjudice financier ou une atteinte à la réputation.
• La résiliation d'un contrat ou le refus de son renouvellement.
• L'inscription sur une liste noire ou le refus de futures opportunités professionnelles ou commerciales.
• Les menaces ou tentatives de mettre en œuvre des mesures de représailles.
• Les représailles à l'encontre de collègues, de proches ou d'organisations liées à la personne effectuant le signalement.

Toute personne estimant avoir subi des représailles est invitée à le signaler immédiatement à [email protected] .

Toute mesure de représailles avérée ou toute tentative d'entraver un signalement peut entraîner des mesures disciplinaires, contractuelles ou des poursuites judiciaires.

12) Signalements effectués de bonne foi

Il n'est pas nécessaire qu'un signalement soit confirmé pour que la personne effectuant le signalement bénéficie d'une protection. Cette protection s'applique dès lors qu'elle disposait de motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes au moment du signalement.

Aucune mesure ne sera prise à l'encontre d'une personne au seul motif que les faits signalés n'ont pas pu être établis.

Le fait de communiquer sciemment des informations fausses ou trompeuses, de fabriquer des preuves ou d'effectuer un signalement dans le but principal de nuire à une autre personne ne bénéficie d'aucune protection et peut donner lieu aux mesures appropriées.

13) Droits des personnes mises en cause dans un signalement

Les personnes mentionnées dans un signalement seront traitées de manière équitable et impartiale. Une allégation ne signifie pas qu'un comportement répréhensible a effectivement eu lieu.

Sous réserve des obligations de confidentialité et des restrictions légales, les personnes concernées seront informées de la nature des allégations formulées à leur encontre et disposeront d'une possibilité raisonnable de présenter leurs observations avant qu'une conclusion ne soit arrêtée.

14) Données personnelles et conservation des dossiers

Les données personnelles collectées dans le cadre de la présente politique seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.

Calaso B.V. ne collectera et ne conservera que les informations pertinentes et proportionnées aux besoins de l'évaluation, de l'enquête et du traitement du signalement.

Les signalements, y compris les signalements oraux et les comptes rendus écrits qui en sont établis, ainsi que les documents justificatifs, les dossiers d'enquête et leurs conclusions, seront conservés de manière sécurisée et leur accès sera limité aux personnes autorisées. Ces dossiers seront conservés uniquement pendant la durée nécessaire, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables en matière de conservation des documents.

15) Signalement externe et conseils indépendants

Les personnes effectuant un signalement peuvent choisir d'effectuer un signalement en interne ou directement auprès d'une autorité externe compétente. Calaso B.V. encourage le recours au dispositif interne lorsque la préoccupation peut être traitée efficacement et que la personne concernée se sent en sécurité pour le faire. Toutefois, un signalement interne ne constitue pas une condition préalable au signalement externe.

Selon la nature des faits, la personne effectuant le signalement peut s'adresser à une autorité de régulation compétente, à une autorité de contrôle, à une autorité chargée de l'application de la loi ou à la Maison néerlandaise des lanceurs d'alerte.

La Maison néerlandaise des lanceurs d'alerte fournit des informations et des conseils confidentiels et indépendants aux personnes envisageant de signaler un comportement répréhensible dans un contexte professionnel.

Pour plus d'informations : Dutch Whistleblowers Authority .

Les préoccupations portant spécifiquement sur le comportement ou la certification B Corp d'une entreprise certifiée B Corp peuvent également être soumises par l'intermédiaire de la procédure publique de réclamation de B Lab.

Pour plus d'informations : B Lab Public Complaints Process .

Aucune disposition de la présente politique ne limite le droit de toute personne d'obtenir un conseil juridique indépendant, de contacter un représentant syndical ou de consulter tout autre conseiller approprié.

16) Suivi et amélioration continue

Calaso B.V. documentera les réclamations et les signalements, leur traitement ainsi que les suites qui leur sont données, dans le respect des exigences applicables en matière de confidentialité et de protection des données.

Les informations pourront être analysées sous une forme agrégée ou anonymisée afin d'identifier les problématiques récurrentes, d'améliorer les dispositifs de contrôle, de prévenir les impacts négatifs et de renforcer nos performances en matière sociale, environnementale et de gouvernance.

a) Gouvernance

La Direction de Calaso B.V. est responsable de la supervision de l'efficacité de la présente politique et veille à ce que les ressources nécessaires à sa mise en œuvre soient disponibles.

Les personnes chargées de recevoir et de traiter les signalements bénéficieront d'une formation appropriée.

La présente politique sera réexaminée au moins une fois par an et chaque fois que des évolutions de la législation ou de la structure organisationnelle le rendront nécessaire.

17) Accessibilité et révision de la politique

La présente politique est accessible au public sur le site internet de Calaso B.V. et peut également être mentionnée dans les informations destinées aux salariés, les contrats, la documentation destinée aux fournisseurs ainsi que les documents d'intégration des nouveaux collaborateurs.

Elle fera l'objet d'un réexamen au moins une fois par an ainsi qu'à chaque modification significative de la législation applicable, des normes B Corp ou de l'organisation et des activités de Calaso B.V.

18) Contact

Toute question, réclamation ou tout signalement relevant de la présente politique peut être adressé à :