Politique de gestion des réclamations et de protection des lanceurs d’alerte

1. Objet

Calaso B.V. s’engage à exercer ses activités avec intégrité, transparence et responsabilité, en tenant compte des intérêts de toutes les personnes et communautés concernées par ses activités.

La présente politique établit un mécanisme clair et accessible permettant aux parties prenantes, internes comme externes, de :

• déposer une réclamation ou formuler une plainte concernant Calaso B.V. ;
• signaler une faute présumée, une irrégularité ou une violation de la législation ;
• faire part de préoccupations concernant des impacts sociaux, environnementaux ou de gouvernance ; et
• le faire sans crainte de représailles ni de préjudice.

Calaso B.V. considère les signalements comme une opportunité d’identifier les risques, de remédier aux problèmes et d’améliorer ses politiques, ses pratiques et son impact sur ses parties prenantes.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique à toutes les parties prenantes internes et externes, notamment :

• les salariés actuels et anciens ;
• les candidats à un emploi, stagiaires, travailleurs temporaires et bénévoles ;
• les travailleurs indépendants, consultants et prestataires ;
• les clients ;
• les fournisseurs, distributeurs et leurs salariés ;
• les actionnaires et partenaires commerciaux ;
• les communautés locales ; et
• les membres du public affectés par nos activités.

La présente politique couvre les questions relatives aux activités, à la conduite, aux produits, aux services, aux relations commerciales et à la chaîne d’approvisionnement de Calaso B.V.

3. Réclamations et signalements de lanceurs d’alerte

3.1 Réclamation ou plainte

Une réclamation est généralement une préoccupation concernant une action, une décision, une expérience ou un impact qui affecte directement une personne, une organisation, une communauté ou une autre partie prenante.

3.2 Signalement d’un lanceur d’alerte

Un signalement de lanceur d’alerte concerne une suspicion de faute, d’irrégularité ou de violation de la législation qui s’est produite, est en cours ou est susceptible de se produire dans un contexte professionnel ou en lien avec les activités de Calaso B.V.

Le lanceur d’alerte n’est pas tenu d’apporter la preuve qu’une irrégularité a effectivement eu lieu. Il doit toutefois avoir des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes au moment du signalement.

4. Quels sujets peuvent être signalés

Les signalements peuvent notamment porter sur :

• la fraude, le vol, la corruption, les pots-de-vin ou des irrégularités financières ;
• les conflits d’intérêts ou les abus de pouvoir ;
• les violations de la législation ou de la réglementation applicable ;
• les violations des politiques internes, des codes de conduite ou des obligations contractuelles ;
• des conditions de travail dangereuses ou des manquements aux règles de santé et de sécurité au travail ;
• la discrimination, le harcèlement, l’intimidation ou des pratiques de travail déloyales ;
• les atteintes aux droits humains, le travail forcé, le travail des enfants ou l’exploitation des travailleurs ;
• les atteintes à l’environnement ou des déclarations environnementales matériellement trompeuses ;
• une mauvaise gestion des déchets, la pollution ou des pratiques non durables ;
• des problèmes liés à la sécurité des produits, à leur qualité ou à la protection des consommateurs ;
• des violations en matière de protection des données, de cybersécurité ou de respect de la vie privée ;
• des comportements anticoncurrentiels ou des pratiques commerciales déloyales ;
• des fautes commises au sein de notre chaîne d’approvisionnement ou par un partenaire commercial ;
• de fausses déclarations concernant les performances sociales ou environnementales ;
• de fausses déclarations relatives à la certification B Corp ;
• des tentatives visant à dissimuler l’un des faits mentionnés ci-dessus ; ou
• des représailles à l’encontre de toute personne ayant effectué un signalement ou soutenu une préoccupation.

D’autres préoccupations pertinentes, crédibles et suffisamment précises concernant les activités ou les impacts de Calaso B.V. peuvent également être examinées.

5. Questions ne relevant pas du champ d’application de la présente politique

Les demandes commerciales courantes, les questions relatives aux produits, les problèmes liés aux commandes et les demandes adressées au service clientèle doivent, en règle générale, être traités par les canaux habituels du service client.

Les questions individuelles relevant des ressources humaines qui ne concernent pas une suspicion de faute ou un intérêt public plus large peuvent être traitées dans le cadre de la procédure interne des ressources humaines ou de la procédure de réclamation appropriée.

Lorsqu’un signalement ne relève pas du champ d’application de la présente politique, Calaso B.V. orientera, dans la mesure du raisonnable, la personne concernée vers le service ou la procédure appropriés.

6. Comment effectuer un signalement

Les réclamations ou les signalements de lanceurs d’alerte peuvent être adressés par e-mail à :

[email protected]

Veuillez utiliser l’objet : « Réclamation ou signalement confidentiel ».

Les signalements peuvent également être effectués par téléphone ou, sur demande, lors d’un entretien en présentiel avec le responsable Speak Up désigné. Les signalements verbaux seront consignés sur un support durable. La personne effectuant le signalement aura la possibilité de relire, de corriger et d’approuver le compte rendu écrit avant sa conservation.

Dans la mesure du possible, le signalement devrait contenir :

• une description claire des faits ou de la situation signalée ;
• les dates, lieux, services ou organisations concernés ;
• les noms ou fonctions des personnes concernées, lorsqu’ils sont connus ;
• une explication de la manière dont la personne a eu connaissance des faits ;
• tout document, correspondance, photographie ou autre élément de preuve pertinent ;
• les mesures déjà prises pour tenter de résoudre la situation ; et
• des coordonnées permettant un suivi, sauf en cas de signalement anonyme.

Les signalements peuvent être effectués en anglais, en néerlandais ou dans toute autre langue couramment utilisée dans les activités de Calaso B.V.

7. Signalements anonymes

Les signalements peuvent être effectués sans indiquer son nom ni d’autres informations permettant d’identifier leur auteur. Les personnes souhaitant conserver leur anonymat doivent veiller à ne pas communiquer d’informations susceptibles de révéler involontairement leur identité.

Veuillez noter qu’une adresse e-mail classique peut contenir des informations permettant de vous identifier. Les personnes souhaitant rester anonymes peuvent utiliser une adresse e-mail ne permettant pas de les identifier.

Calaso B.V. examinera les signalements anonymes sur la base des informations disponibles. L’anonymat peut limiter notre capacité à demander des informations complémentaires, à mener une enquête ou à communiquer les résultats.

Les signalements anonymes seront enregistrés et traités de la même manière que les signalements nominatifs, à condition qu’ils contiennent des informations suffisantes.

8. Procédure de traitement

8.1 Accusé de réception

Calaso B.V. accusera réception du signalement dans un délai de sept jours calendaires, sauf si celui-ci est anonyme et qu’aucun moyen de contacter son auteur n’est disponible.

8.2 Évaluation initiale

L’évaluation initiale permettra de déterminer :

• si le signalement relève du champ d’application de la présente politique ;
• si des mesures immédiates de protection ou de remédiation sont nécessaires ;
• quelle personne doit traiter ou enquêter sur le signalement, en veillant à ce qu’elle soit indépendante, impartiale et exempte de tout conflit d’intérêts ;
• s’il convient de désigner un enquêteur externe indépendant ; et
• si l’affaire doit être transmise à une autorité compétente.

8.3 Enquête

Les signalements seront examinés de manière équitable, objective et dans les meilleurs délais. La personne chargée de leur traitement devra être suffisamment indépendante et ne présenter aucun conflit d’intérêts en lien avec l’affaire.

L’enquête pourra comprendre l’examen de documents, des entretiens avec les personnes concernées, le recours à des avis spécialisés ainsi que la possibilité donnée aux personnes concernées de présenter leurs observations.

Toutes les parties sont tenues de coopérer de bonne foi et de préserver les informations pertinentes.

8.4 Retour d’information

La personne ayant effectué le signalement recevra des informations sur l’évaluation et les suites données dans un délai de trois mois à compter de l’accusé de réception, lorsque la loi le permet et que des coordonnées de contact sont disponibles.

Lorsque cela est approprié, la personne ayant effectué le signalement pourra être contactée au cours de l’enquête afin de fournir des informations complémentaires ou des précisions.

Si l’enquête ne peut raisonnablement être achevée dans ce délai, Calaso B.V. communiquera une mise à jour sur son état d’avancement ainsi qu’une estimation du délai nécessaire à son achèvement, dans la mesure du possible.

8.5 Résultat et mesures correctives

Selon les conclusions de l’enquête, les mesures suivantes pourront notamment être prises :

• mettre fin au comportement concerné ou y remédier ;
• améliorer les politiques, procédures, contrôles ou formations ;
• remédier aux impacts négatifs dans la mesure du raisonnable ;
• prendre des mesures disciplinaires proportionnées ;
• suspendre ou mettre fin à une relation avec un fournisseur ou un partenaire commercial ;
• transmettre l’affaire à une autorité de régulation, aux autorités judiciaires ou à une autre autorité compétente ; ou
• ne prendre aucune mesure supplémentaire lorsque le signalement n’est pas établi.

Lorsque la loi l’autorise, la personne ayant effectué le signalement recevra un résumé des conclusions. Les informations confidentielles relevant du droit du travail, du droit applicable ou de la vie privée pourront être omises.

Si un signalement n’est pas retenu comme une réclamation au titre de la présente politique, son auteur recevra, dans la mesure du raisonnable et lorsque la loi le permet, une explication indiquant pourquoi il ne relève pas du champ d’application de cette politique. Le cas échéant, il sera également orienté vers la procédure ou le point de contact le plus approprié.

9. Réexamen ou recours

Toute personne ayant effectué un signalement qui estime que celui-ci n’a pas été traité de manière équitable ou que des informations pertinentes n’ont pas été dûment prises en compte peut demander un réexamen dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception du résultat.

La demande doit être adressée à [email protected] et exposer les motifs justifiant la demande de réexamen.

Dans la mesure du raisonnable, le réexamen sera effectué par une personne n’ayant pas participé à la décision initiale.

10. Confidentialité

Les signalements et les données à caractère personnel qui y sont associées sont traités de manière confidentielle. Les informations ne seront communiquées qu’aux personnes qui en ont besoin pour évaluer, enquêter sur ou traiter le signalement, ou lorsque leur divulgation est exigée par la législation applicable.

Calaso B.V. ne divulguera pas l’identité de la personne ayant effectué un signalement, ni toute information permettant de l’identifier, sans son consentement, sauf lorsque cette divulgation est nécessaire et autorisée ou imposée par la loi.

Lorsque la loi impose une telle divulgation, la personne concernée en sera informée au préalable, sauf si cette information est susceptible de compromettre une enquête ou d’être contraire à une obligation légale.

La confidentialité s’applique également à l’identité et aux droits des personnes mentionnées dans un signalement ou concernées par celui-ci.

11. Protection contre les représailles

Calaso B.V. interdit toute forme de représailles à l’encontre des personnes qui effectuent un signalement, sollicitent des conseils, apportent leur soutien à un lanceur d’alerte ou participent à une enquête, dès lors qu’elles avaient des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes au moment du signalement.

La personne ayant effectué un signalement peut, lorsque la législation applicable le permet, être accompagnée lors des réunions relatives à son signalement par un collègue, une personne de confiance, un représentant légal ou un représentant syndical.

Les représailles interdites comprennent notamment :

• le licenciement, la suspension, la rétrogradation ou la réduction du temps de travail ;
• le refus d’une promotion, d’une formation ou d’une opportunité d’emploi ;
• des évaluations de performance négatives dépourvues de justification objective ;
• le harcèlement, l’intimidation, la discrimination ou la mise à l’écart ;
• la modification des fonctions ou des conditions de travail à titre de sanction ;
• un préjudice financier ou une atteinte à la réputation ;
• la résiliation ou le non-renouvellement d’un contrat ;
• un traitement défavorable ou l’exclusion de futures opportunités professionnelles ou commerciales ;
• les menaces de représailles ou les tentatives de représailles ; ou
• des représailles à l’encontre de collègues, de membres de la famille ou d’organisations liés à la personne ayant effectué le signalement.

Toute personne estimant avoir subi des représailles est invitée à le signaler sans délai à [email protected] .

Lorsque des représailles à l’encontre d’une personne ayant effectué un signalement sont confirmées, une ou plusieurs des mesures suivantes peuvent être prises, selon la gravité des faits :

• un avertissement formel ;
• une obligation de suivre une formation ou de mettre en œuvre des mesures correctives ;
• une réaffectation des fonctions ;
• une suspension ;
• la rupture de la relation de travail ou du contrat ;
• la cessation de la relation avec un fournisseur ou un partenaire commercial ;
• le signalement des faits aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

12. Signalements effectués de bonne foi

Il n’est pas nécessaire qu’un signalement soit finalement confirmé pour que la personne ayant effectué ce signalement bénéficie de la protection prévue. Cette protection s’applique dès lors que cette personne avait des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes au moment du signalement.

Aucune mesure ne sera prise à l’encontre d’une personne au seul motif que les faits signalés n’ont pas pu être établis.

La communication délibérée d’informations fausses ou trompeuses, la falsification de preuves ou un signalement effectué principalement dans le but de nuire à une autre personne ne sont pas protégés par la présente politique et peuvent donner lieu à des mesures appropriées.

13. Droits des personnes mises en cause dans un signalement

Les personnes mentionnées dans un signalement sont traitées de manière équitable et impartiale. Une simple allégation ne signifie pas qu’un comportement fautif a effectivement eu lieu.

Sous réserve des exigences de confidentialité et des restrictions prévues par la loi, les personnes concernées seront informées de la nature essentielle des allégations formulées à leur encontre et disposeront d’une possibilité raisonnable de présenter leurs observations avant qu’une conclusion ne soit arrêtée.

14. Données à caractère personnel et conservation des documents

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la présente politique sont traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Calaso B.V. ne recueille et ne conserve que les informations pertinentes et proportionnées aux fins de l’évaluation, de l’enquête et du traitement d’un signalement.

Les signalements, y compris les signalements oraux et leur transcription écrite, ainsi que les pièces justificatives, les dossiers d’enquête et les conclusions, sont conservés de manière sécurisée. L’accès est limité aux seules personnes autorisées. Ces documents sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et réglementaires applicables en matière de conservation.

15. Signalements externes et conseils indépendants

La personne effectuant un signalement peut choisir de le faire en interne ou directement auprès d’une autorité externe compétente. Calaso B.V. recommande de privilégier le canal interne lorsque la situation peut être traitée efficacement de cette manière et que la personne concernée s’y sent en sécurité. Toutefois, un signalement interne ne constitue pas une condition préalable au recours à un canal externe.

Selon la nature de la situation, la personne effectuant un signalement peut s’adresser à une autorité de contrôle, une autorité de régulation, une autorité chargée de l’application de la loi ou à la Dutch Whistleblowers Authority.

La Dutch Whistleblowers Authority fournit des informations et des conseils confidentiels et indépendants aux personnes qui envisagent de signaler des manquements liés au travail.

Pour plus d’informations, consultez : Dutch Whistleblowers Authority .

Les questions portant spécifiquement sur le comportement d’une Certified B Corporation ou sur sa certification B Corp peuvent également être signalées par l’intermédiaire de la procédure publique de réclamation de B Lab.

Pour plus d’informations, consultez : B Lab Public Complaints Process .

Aucune disposition de la présente politique ne limite le droit de toute personne d’obtenir un conseil juridique indépendant, de consulter un syndicat ou de solliciter l’avis de toute autre personne compétente.

16. Suivi et amélioration continue

Calaso B.V. tient un registre des réclamations et des signalements, ainsi que des mesures prises et de leurs résultats, dans le respect des exigences de confidentialité et de protection des données.

Les informations peuvent être analysées sous une forme agrégée ou anonymisée afin d’identifier les tendances récurrentes, de renforcer les contrôles, de prévenir les impacts négatifs et d’améliorer en continu nos performances sociales, environnementales et en matière de responsabilité d’entreprise.

a) Gouvernance

La direction de Calaso B.V. est responsable de la supervision de l’efficacité de la présente politique et veille à ce que les ressources nécessaires à sa mise en œuvre soient disponibles.

Les personnes chargées de recevoir et de traiter les signalements bénéficient d’une formation appropriée.

La présente politique est réexaminée au moins une fois par an ainsi qu’à chaque fois que des évolutions législatives ou organisationnelles le rendent nécessaire.

17. Accessibilité et révision de la politique

La présente politique est accessible au public sur le site internet de Calaso B.V. et peut également être mentionnée dans les informations destinées aux salariés, les contrats, la documentation destinée aux fournisseurs et les documents d’intégration.

La politique est réexaminée au moins une fois par an ainsi qu’en cas de modification significative de la législation applicable, des normes B Corp ou de l’organisation et des activités de Calaso B.V.

18. Contact

Les questions, réclamations et signalements relevant de la présente politique peuvent être adressés à :