Richtlinie zum Beschwerdeverfahren und zum Schutz von Hinweisgebern

7) Anonyme Meldungen

Meldungen können auch ohne Angabe eines Namens oder anderer identifizierender Informationen eingereicht werden. Personen, die anonym bleiben möchten, sollten darauf achten, keine Angaben zu machen, aus denen ihre Identität unbeabsichtigt abgeleitet werden kann.

Bitte beachten Sie, dass ein gewöhnliches E-Mail-Konto Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen kann. Hinweisgebende Personen, die anonym bleiben möchten, können daher eine E-Mail-Adresse verwenden, aus der ihre Identität nicht hervorgeht.

Calaso B.V. bewertet anonyme Meldungen auf Grundlage der verfügbaren Informationen. Anonyme Meldungen können unsere Möglichkeiten einschränken, zusätzliche Informationen einzuholen, den Sachverhalt umfassend zu untersuchen oder die hinweisgebende Person über das Ergebnis zu informieren.

Anonyme Meldungen werden, sofern ausreichende Informationen vorliegen, in gleicher Weise registriert und bearbeitet wie Meldungen, bei denen die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist.

8) Bearbeitungsverfahren

a) Eingangsbestätigung

Calaso B.V. bestätigt den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Kalendertagen, sofern die Meldung nicht anonym und ohne Möglichkeit zur Kontaktaufnahme eingereicht wurde.

b) Erste Bewertung

Im Rahmen einer ersten Bewertung wird festgestellt:

• ob der gemeldete Sachverhalt in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt,
• ob unverzüglich Schutz- oder Korrekturmaßnahmen erforderlich sind,
• wer die Meldung bearbeiten oder untersuchen soll, wobei sichergestellt wird, dass die benannte Person unabhängig, unparteiisch und frei von Interessenkonflikten ist,
• ob ein unabhängiger externer Untersuchungsbeauftragter bestellt werden sollte,
• ob der Sachverhalt an eine zuständige Behörde weitergeleitet werden sollte.

c) Untersuchung

Meldungen werden fair, objektiv und ohne unangemessene Verzögerung geprüft. Die mit der Bearbeitung der Meldung betraute Person muss ausreichend unabhängig sein und darf in Bezug auf den gemeldeten Sachverhalt keinem Interessenkonflikt unterliegen.

Eine Untersuchung kann unter anderem die Prüfung von Unterlagen, die Befragung relevanter Personen, die Einholung fachlicher Beratung sowie die Einräumung einer angemessenen Gelegenheit zur Stellungnahme für betroffene Personen umfassen.

Von allen Beteiligten wird erwartet, dass sie ehrlich zusammenarbeiten und relevante Informationen sichern und aufbewahren.

d) Rückmeldung

Die hinweisgebende Person erhält – soweit gesetzlich zulässig und Kontaktdaten vorliegen – innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung Informationen über die Bewertung und die ergriffenen Folgemaßnahmen.

Soweit erforderlich kann die hinweisgebende Person während der Untersuchung kontaktiert werden, um zusätzliche Informationen oder Klarstellungen einzuholen.

Kann die Untersuchung innerhalb dieses Zeitraums nicht angemessen abgeschlossen werden, informiert Calaso B.V. die hinweisgebende Person über den aktuellen Stand und – soweit möglich – über den voraussichtlichen weiteren Zeitrahmen.

e) Ergebnis und Korrekturmaßnahmen

Abhängig vom Ergebnis der Untersuchung können unter anderem folgende Maßnahmen ergriffen werden:

• Korrektur oder Beendigung des beanstandeten Verhaltens,
• Verbesserung von Richtlinien, Prozessen, Kontrollmaßnahmen oder Schulungen,
• Beseitigung negativer Auswirkungen, soweit dies angemessenerweise möglich ist,
• Ergreifung angemessener disziplinarischer Maßnahmen,
• Aussetzung oder Beendigung einer Lieferanten- oder Geschäftsbeziehung,
• Meldung des Sachverhalts an eine Aufsichtsbehörde, Strafverfolgungsbehörde oder eine andere zuständige Stelle,
• Verzicht auf weitere Maßnahmen, wenn sich der gemeldete Sachverhalt nicht bestätigt.

Soweit gesetzlich zulässig, erhält die hinweisgebende Person eine Zusammenfassung des Ergebnisses. Vertrauliche arbeitsrechtliche, rechtliche oder personenbezogene Informationen können dabei zurückgehalten werden.

9) Überprüfung oder Einspruch

Eine hinweisgebende Person, die der Auffassung ist, dass ihre Beschwerde nicht fair behandelt wurde oder dass relevante Informationen nicht angemessen berücksichtigt wurden, kann innerhalb von zehn Werktagen nach Erhalt des Ergebnisses eine Überprüfung beantragen.

Der Antrag ist an [email protected] zu richten und sollte die Gründe für den Antrag auf Überprüfung erläutern.

Soweit dies angemessenerweise möglich ist, wird die Überprüfung von einer Person durchgeführt, die an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt war.

10) Vertraulichkeit

Meldungen sowie die damit verbundenen personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt. Informationen werden ausschließlich an Personen weitergegeben, die diese zur Bewertung, Untersuchung oder Bearbeitung des Sachverhalts benötigen oder soweit eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Calaso B.V. wird die Identität einer hinweisgebenden Person oder Informationen, aus denen auf deren Identität geschlossen werden kann, ohne deren Einwilligung nicht offenlegen, es sei denn, eine Offenlegung ist erforderlich und gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben.

Soweit eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist, wird die hinweisgebende Person in der Regel vorab informiert, sofern dadurch keine Untersuchung beeinträchtigt oder gegen eine gesetzliche Verpflichtung verstoßen würde.

Die Vertraulichkeit gilt ebenso für die Identität und die Rechte der in einer Meldung genannten oder von einer Meldung betroffenen Personen.

11) Schutz vor Repressalien

Calaso B.V. untersagt jegliche Form von Repressalien gegenüber Personen, die einen Hinweis melden, Rat einholen, eine hinweisgebende Person unterstützen oder an einer Untersuchung mitwirken, sofern sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend waren.

Hinweisgebende Personen dürfen, soweit gesetzlich zulässig, bei Besprechungen im Zusammenhang mit ihrer Meldung von einer Kollegin oder einem Kollegen, einer Vertrauensperson, einem Rechtsbeistand oder einer Gewerkschaftsvertretung begleitet werden.

Unzulässige Repressalien können unter anderem sein:

• Kündigung, Suspendierung, Herabstufung oder Verringerung der Arbeitszeit,
• Vorenthaltung von Beförderungs-, Schulungs- oder Beschäftigungsmöglichkeiten,
• Negative Leistungsbeurteilungen ohne objektive Rechtfertigung,
• Belästigung, Einschüchterung, Diskriminierung oder Ausgrenzung,
• Änderung von Aufgaben oder Arbeitsbedingungen als Strafmaßnahme,
• Finanzielle Nachteile oder Rufschädigung,
• Kündigung oder Nichtverlängerung eines Vertrags,
• Aufnahme in eine „schwarze Liste“ oder Verweigerung zukünftiger Arbeits- oder Geschäftsmöglichkeiten,
• Drohungen oder Versuche, Repressalien zu ergreifen,
• Repressalien gegen Kolleginnen und Kollegen, Angehörige oder Organisationen, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen.

Personen, die der Auffassung sind, Repressalien erfahren zu haben, sollten dies unverzüglich melden an [email protected] .

Bestätigte Repressalien oder Versuche, eine Meldung zu behindern, können disziplinarische, vertragliche oder rechtliche Maßnahmen nach sich ziehen.

12) Meldungen in gutem Glauben

Eine Meldung muss sich nicht als begründet erweisen, damit die hinweisgebende Person Schutz genießt. Der Schutz gilt, wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend waren.

Gegen eine Person werden keine Maßnahmen ergriffen, nur weil sich ein gemeldeter Sachverhalt nicht bestätigen ließ.

Der wissentliche Vortrag falscher oder irreführender Informationen, die Fälschung von Beweismitteln oder die Abgabe einer Meldung mit dem vorrangigen Ziel, einer anderen Person zu schaden, steht nicht unter dem Schutz dieser Richtlinie und kann angemessene Maßnahmen nach sich ziehen.

13) Rechte der in einer Meldung genannten Personen

Personen, die in einer Meldung genannt werden, werden fair und unparteiisch behandelt. Allein eine Behauptung bedeutet nicht, dass tatsächlich ein Fehlverhalten vorliegt.

Vorbehaltlich der Vertraulichkeit sowie gesetzlicher Einschränkungen werden betroffene Personen über den wesentlichen Inhalt der gegen sie erhobenen Vorwürfe informiert und erhalten eine angemessene Gelegenheit zur Stellungnahme, bevor Schlussfolgerungen gezogen werden.

14) Personenbezogene Daten und Dokumentation

Personenbezogene Daten, die im Rahmen dieser Richtlinie erhoben werden, werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und Datenschutzvorschriften verarbeitet.

Calaso B.V. erhebt und speichert ausschließlich Informationen, die für die Bewertung, Untersuchung und Bearbeitung einer Meldung erforderlich und verhältnismäßig sind.

Meldungen – einschließlich mündlicher Meldungen und der hierzu erstellten schriftlichen Dokumentation – sowie unterstützende Unterlagen, Untersuchungsunterlagen und Ergebnisse werden sicher aufbewahrt. Der Zugang ist auf autorisierte Personen beschränkt. Diese Unterlagen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies nach den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

15) Externe Meldung und unabhängige Beratung

Hinweisgebende Personen können wählen, ob sie eine Meldung intern oder unmittelbar bei einer zuständigen externen Behörde einreichen. Calaso B.V. ermutigt zur internen Meldung, sofern der gemeldete Sachverhalt auf diesem Weg wirksam behandelt werden kann und sich die hinweisgebende Person dabei sicher fühlt. Eine interne Meldung ist jedoch keine gesetzliche Voraussetzung für eine externe Meldung.

Je nach Art des gemeldeten Sachverhalts können sich hinweisgebende Personen an eine zuständige Regulierungs- oder Aufsichtsbehörde, eine Strafverfolgungsbehörde oder an das niederländische Haus für Hinweisgeber wenden.

Das niederländische Haus für Hinweisgeber bietet Personen, die eine Meldung über arbeitsbezogenes Fehlverhalten in Erwägung ziehen, vertrauliche und unabhängige Informationen sowie Beratung an.

Weitere Informationen finden Sie unter: Dutch Whistleblowers Authority .

Beschwerden, die sich speziell auf das Verhalten oder die B Corp-Zertifizierung einer zertifizierten B Corporation beziehen, können außerdem über das öffentliche Beschwerdeverfahren von B Lab eingereicht werden.

Weitere Informationen finden Sie unter: B Lab Public Complaints Process .

Diese Richtlinie schränkt das Recht einer Person nicht ein, unabhängigen Rechtsrat einzuholen, sich an eine Gewerkschaft zu wenden oder eine andere geeignete beratende Person zu konsultieren.

16) Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Calaso B.V. dokumentiert Beschwerden und Hinweisgebermeldungen sowie deren Bearbeitung und Ergebnisse unter Beachtung der Anforderungen an Vertraulichkeit und Datenschutz.

Die Informationen können in aggregierter oder anonymisierter Form ausgewertet werden, um wiederkehrende Probleme zu erkennen, Kontrollmechanismen zu verbessern, negative Auswirkungen zu vermeiden sowie unsere soziale, ökologische und unternehmerische Verantwortung (Governance) kontinuierlich zu stärken.

a) Governance

Die Geschäftsführung der Calaso B.V. ist für die Überwachung der Wirksamkeit dieser Richtlinie verantwortlich und stellt sicher, dass ausreichende Ressourcen für deren Umsetzung zur Verfügung stehen.

Die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen erhalten eine angemessene Schulung.

Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie bei Änderungen der Gesetzgebung oder der Organisationsstruktur überprüft, sofern dies erforderlich ist.

17) Zugänglichkeit und Überprüfung der Richtlinie

Diese Richtlinie ist öffentlich auf der Website der Calaso B.V. verfügbar und kann außerdem in Mitarbeiterinformationen, Verträgen, Lieferantenunterlagen sowie Onboarding-Unterlagen berücksichtigt werden.

Die Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen der geltenden Gesetzgebung, der B Corp-Standards oder der Organisation und Geschäftstätigkeit der Calaso B.V. überprüft.

18) Kontakt

Fragen, Beschwerden und Hinweisgebermeldungen im Zusammenhang mit dieser Richtlinie können gerichtet werden an: