Richtlinie für Beschwerden & Whistleblower-Schutz

1. Zweck

Calaso B.V. verpflichtet sich, seine Geschäftstätigkeit mit Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit auszuüben sowie die Interessen aller Menschen und Gemeinschaften zu berücksichtigen, die von seinen Tätigkeiten betroffen sind.

Diese Richtlinie bietet einen klaren und leicht zugänglichen Mechanismus, über den interne und externe Stakeholder:

• eine Beschwerde über Calaso B.V. einreichen können;
• mutmaßliches Fehlverhalten, Missstände oder Rechtsverstöße melden können;
• Bedenken hinsichtlich sozialer, ökologischer oder Governance-Auswirkungen äußern können; und
• dies ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder Benachteiligungen tun können.

Calaso B.V. betrachtet Meldungen als Chance, Risiken zu erkennen, Probleme zu beheben und seine Richtlinien, Verfahren sowie die Auswirkungen auf seine Stakeholder kontinuierlich zu verbessern.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle internen und externen Stakeholder, einschließlich:

• derzeitiger und ehemaliger Mitarbeitender;
• Bewerberinnen und Bewerber, Praktikantinnen und Praktikanten, Zeitarbeitskräfte sowie Freiwilliger;
• Selbstständiger, Berater und Auftragnehmer;
• Mandanten und Kunden;
• Lieferanten, Händler und deren Mitarbeitender;
• Anteilseigner und Geschäftspartner;
• lokaler Gemeinschaften; sowie
• Mitglieder der Öffentlichkeit, die von unseren Tätigkeiten betroffen sind.

Diese Richtlinie erfasst Anliegen im Zusammenhang mit den Tätigkeiten, dem Verhalten, den Produkten, Dienstleistungen, Geschäftsbeziehungen und der Lieferkette von Calaso B.V.

3. Beschwerden und Whistleblower-Meldungen

3.1 Beschwerde

Eine Beschwerde betrifft in der Regel eine Handlung, Entscheidung, Erfahrung oder Auswirkung, die eine Person, Organisation, Gemeinschaft oder einen anderen Stakeholder unmittelbar betrifft.

3.2 Whistleblower-Meldung

Eine Whistleblower-Meldung betrifft den Verdacht auf Fehlverhalten, Missstände oder einen Rechtsverstoß, der im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit oder im Zusammenhang mit den Aktivitäten von Calaso B.V. stattgefunden hat, stattfindet oder wahrscheinlich stattfinden wird.

Die meldende Person muss nicht nachweisen, dass tatsächlich ein Fehlverhalten vorliegt. Sie sollte jedoch hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend sind.

4. Welche Sachverhalte können gemeldet werden?

Gemeldet werden können unter anderem:

• Betrug, Diebstahl, Bestechung, Korruption oder finanzielles Fehlverhalten;
• Interessenkonflikte oder Missbrauch einer Befugnis;
• Verstöße gegen geltende Gesetze oder Vorschriften;
• Verstöße gegen interne Richtlinien, Verhaltenskodizes oder vertragliche Verpflichtungen;
• unsichere Arbeitsbedingungen oder Verstöße gegen Gesundheits- und Arbeitsschutzvorschriften;
• Diskriminierung, Belästigung, Mobbing, Einschüchterung oder unfaire Arbeitspraktiken;
• Menschenrechtsverletzungen, Zwangsarbeit, Kinderarbeit oder Ausbeutung von Arbeitskräften;
• Umweltschäden oder wesentlich irreführende Umweltaussagen;
• unsachgemäße Abfallentsorgung, Umweltverschmutzung oder nicht nachhaltige Praktiken;
• Probleme hinsichtlich Produktsicherheit, Produktqualität oder Verbraucherschutz;
• Verstöße gegen Datenschutz, Cybersicherheit oder den Schutz personenbezogener Daten;
• wettbewerbswidriges Verhalten oder unlautere Geschäftspraktiken;
• Fehlverhalten innerhalb unserer Lieferkette oder durch einen Geschäftspartner;
• falsche Darstellung der sozialen oder ökologischen Leistung;
• falsche Angaben im Zusammenhang mit der B Corp-Zertifizierung;
• Versuche, einen der oben genannten Sachverhalte zu verschleiern; oder
• Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die ein Anliegen gemeldet oder eine Meldung unterstützt haben.

Auch andere wesentliche, glaubwürdige und konkrete Anliegen im Zusammenhang mit den Tätigkeiten oder Auswirkungen von Calaso B.V. können berücksichtigt werden.

5. Sachverhalte außerhalb des Geltungsbereichs dieser Richtlinie

Allgemeine geschäftliche Anfragen, Produktfragen, Bestellangelegenheiten und Kundendienstanfragen sollten in der Regel über unsere regulären Kundendienstkanäle eingereicht werden.

Individuelle arbeitsrechtliche Angelegenheiten, die keinen Verdacht auf Fehlverhalten oder ein übergeordnetes öffentliches Interesse betreffen, können über das entsprechende interne Personal- oder Beschwerdeverfahren behandelt werden.

Fällt eine Meldung nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie, wird Calaso B.V. die meldende Person nach Möglichkeit an die zuständige Anlaufstelle oder das entsprechende Verfahren verweisen.

6. Wie eine Meldung eingereicht werden kann

Eine Beschwerde oder Whistleblower-Meldung kann per E-Mail eingereicht werden an:

[email protected]

Bitte verwenden Sie die Betreffzeile: „Vertrauliche Beschwerde oder Whistleblower-Meldung“.

Meldungen können auch telefonisch oder auf Wunsch im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit der benannten Speak Up-Beauftragten eingereicht werden. Mündliche Meldungen werden in dauerhafter Form dokumentiert. Der meldenden Person wird Gelegenheit gegeben, die schriftliche Aufzeichnung vor ihrer Aufbewahrung zu prüfen, zu berichtigen und zu genehmigen.

Soweit möglich sollte die Meldung Folgendes enthalten:

• eine klare Beschreibung des Anliegens;
• die relevanten Daten, Orte, Abteilungen oder Organisationen;
• die Namen oder Funktionen der beteiligten Personen, soweit bekannt;
• eine Erläuterung, wie die meldende Person von dem Sachverhalt Kenntnis erlangt hat;
• sämtliche unterstützenden Unterlagen, Korrespondenz, Fotos oder sonstigen Beweismittel;
• Angaben zu bereits unternommenen Schritten zur Klärung des Anliegens; sowie
• Kontaktdaten für Rückfragen, sofern die Meldung nicht anonym erfolgt.

Meldungen können auf Englisch, Niederländisch oder in einer anderen Sprache eingereicht werden, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit von Calaso B.V. üblicherweise verwendet wird.

7. Anonyme Meldungen

Meldungen können auch ohne Angabe eines Namens oder anderer identifizierender Informationen eingereicht werden. Personen, die anonym bleiben möchten, sollten darauf achten, keine Informationen anzugeben, aus denen ihre Identität unbeabsichtigt abgeleitet werden könnte.

Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung eines gewöhnlichen E-Mail-Kontos identifizierende Informationen offengelegt werden können. Wer anonym bleiben möchte, kann eine E-Mail-Adresse verwenden, die keinen Rückschluss auf die eigene Identität zulässt.

Calaso B.V. wird anonyme Meldungen auf Grundlage der verfügbaren Informationen bewerten. Eine anonyme Meldung kann unsere Möglichkeiten einschränken, zusätzliche Informationen anzufordern, den Sachverhalt zu untersuchen oder über das Ergebnis zu informieren.

Anonyme Meldungen werden, sofern ausreichende Informationen vorliegen, in gleicher Weise registriert und bearbeitet wie namentlich eingereichte Meldungen.

8. Bearbeitungsverfahren

8.1 Eingangsbestätigung

Calaso B.V. bestätigt den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Kalendertagen, sofern die Meldung nicht anonym und ohne Möglichkeit zur Kontaktaufnahme eingereicht wurde.

8.2 Erste Bewertung

Im Rahmen einer ersten Bewertung wird festgestellt:

• ob der Sachverhalt in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt;
• ob unverzügliche Schutz- oder Korrekturmaßnahmen erforderlich sind;
• wer die Meldung bearbeiten oder untersuchen soll, wobei sichergestellt wird, dass die zuständige Person unabhängig, unparteiisch und frei von Interessenkonflikten ist;
• ob ein unabhängiger externer Untersuchungsbeauftragter bestellt werden sollte; und
• ob der Sachverhalt an eine zuständige Behörde weitergeleitet werden sollte.

8.3 Untersuchung

Meldungen werden fair, objektiv und ohne unnötige Verzögerung geprüft. Die mit der Bearbeitung beauftragte Person muss ausreichend unabhängig sein und darf hinsichtlich des betreffenden Sachverhalts keinem Interessenkonflikt unterliegen.

Eine Untersuchung kann die Prüfung von Unterlagen, Gespräche mit relevanten Personen, die Einholung fachlicher Beratung sowie die Gewährung einer angemessenen Gelegenheit zur Stellungnahme für betroffene Personen umfassen.

Von allen Beteiligten wird erwartet, dass sie ehrlich kooperieren und relevante Informationen aufbewahren.

8.4 Rückmeldung

Die meldende Person erhält innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung Informationen über die Bewertung und die Folgemaßnahmen, soweit dies gesetzlich zulässig ist und Kontaktdaten vorliegen.

Soweit erforderlich kann die meldende Person während der Untersuchung kontaktiert werden, um zusätzliche Informationen oder Klarstellungen anzufordern.

Kann die Untersuchung innerhalb dieses Zeitraums nicht angemessen abgeschlossen werden, informiert Calaso B.V. über den aktuellen Stand und nennt, soweit möglich, einen voraussichtlichen Zeitrahmen.

8.5 Ergebnis und Korrekturmaßnahmen

Je nach Ergebnis können unter anderem folgende Maßnahmen ergriffen werden:

• Beendigung oder Korrektur des betreffenden Verhaltens;
• Verbesserung von Richtlinien, Prozessen, Kontrollen oder Schulungen;
• Beseitigung negativer Auswirkungen, soweit dies angemessen möglich ist;
• Ergreifung angemessener disziplinarischer Maßnahmen;
• Aussetzung oder Beendigung einer Lieferanten- oder Geschäftsbeziehung;
• Meldung des Sachverhalts an eine Aufsichtsbehörde, Strafverfolgungsbehörde oder andere zuständige Stelle; oder
• keine weiteren Maßnahmen, wenn sich der gemeldete Sachverhalt nicht bestätigt.

Soweit gesetzlich zulässig, erhält die meldende Person eine Zusammenfassung des Ergebnisses. Vertrauliche arbeitsrechtliche, rechtliche oder personenbezogene Informationen können dabei zurückgehalten werden.

Wird eine Meldung im Rahmen dieser Richtlinie nicht als Beschwerde anerkannt, erhält die meldende Person nach Möglichkeit und soweit gesetzlich zulässig eine Begründung dafür, weshalb der Sachverhalt außerhalb des Geltungsbereichs dieser Richtlinie liegt. Gegebenenfalls wird sie zudem an das am besten geeignete alternative Verfahren oder die zuständige Anlaufstelle verwiesen.

9. Überprüfung oder Beschwerde

Eine meldende Person, die der Ansicht ist, dass eine Beschwerde nicht fair behandelt wurde oder relevante Informationen nicht angemessen berücksichtigt wurden, kann innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Erhalt des Ergebnisses eine Überprüfung beantragen.

Der Antrag ist zu richten an [email protected] und sollte die Gründe für den Antrag auf Überprüfung erläutern.

Soweit dies nach vernünftigem Ermessen möglich ist, wird die Überprüfung von einer Person durchgeführt, die an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt war.

10. Vertraulichkeit

Meldungen und die damit verbundenen personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt. Informationen werden ausschließlich an Personen weitergegeben, die diese zur Bewertung, Untersuchung oder Bearbeitung des Sachverhalts benötigen oder sofern eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Calaso B.V. wird die Identität einer meldenden Person oder Informationen, aus denen auf ihre Identität geschlossen werden kann, ohne deren Einwilligung nicht offenlegen, es sei denn, die Offenlegung ist erforderlich sowie gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben.

Ist eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben, wird die meldende Person hierüber grundsätzlich im Voraus informiert, sofern dadurch keine Untersuchung beeinträchtigt oder gegen eine gesetzliche Verpflichtung verstoßen wird.

Die Vertraulichkeit gilt ebenfalls für die Identität und die Rechte der in einer Meldung genannten oder von ihr betroffenen Personen.

11. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Calaso B.V. untersagt jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Personen, die ein Anliegen melden, Rat einholen, eine meldende Person unterstützen oder an einer Untersuchung mitwirken, sofern sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend waren.

Die meldende Person kann sich bei Besprechungen im Zusammenhang mit ihrer Meldung, soweit gesetzlich zulässig, von einer Kollegin oder einem Kollegen, einer Vertrauensperson, einer Rechtsvertretung oder einer Gewerkschaftsvertretung begleiten lassen.

Zu den unzulässigen Vergeltungsmaßnahmen gehören unter anderem:

• Kündigung, Suspendierung, Herabstufung oder Reduzierung der Arbeitszeit;
• Vorenthaltung von Beförderungs-, Schulungs- oder Beschäftigungsmöglichkeiten;
• negative Leistungsbeurteilungen ohne sachliche Rechtfertigung;
• Belästigung, Einschüchterung, Diskriminierung oder Ausgrenzung;
• Änderung der Aufgaben oder Arbeitsbedingungen als Strafmaßnahme;
• finanzielle Nachteile oder Reputationsschäden;
• Kündigung oder Nichtverlängerung eines Vertrags;
• Benachteiligung oder Ausschluss bei zukünftigen Arbeits- oder Geschäftsmöglichkeiten;
• Drohungen oder Versuche, Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen; oder
• Vergeltungsmaßnahmen gegen Kolleginnen und Kollegen, Angehörige oder Organisationen, die mit der meldenden Person verbunden sind.

Personen, die der Auffassung sind, Vergeltungsmaßnahmen erfahren zu haben, sollten dies unverzüglich melden an [email protected] .

Bestätigte Vergeltungsmaßnahmen gegen eine meldende Person können – abhängig von der Schwere des Fehlverhaltens – eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen nach sich ziehen:

• eine formelle Verwarnung;
• verpflichtende Schulungs- oder Korrekturmaßnahmen;
• eine Neuzuweisung von Aufgaben;
• eine Suspendierung;
• die Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Vertrags;
• die Beendigung einer Lieferanten- oder Geschäftsbeziehung;
• eine Meldung an die zuständigen Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

12. Meldungen nach bestem Wissen und Gewissen

Eine Meldung muss sich nicht als zutreffend erweisen, damit die meldende Person Schutz genießt. Der Schutz gilt, sofern die Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend waren.

Gegen eine Person werden keine Maßnahmen ergriffen, nur weil sich ein gemeldeter Sachverhalt nicht bestätigen ließ.

Der wissentlich falsche oder irreführende Vortrag von Informationen, das Fälschen von Beweismitteln oder eine Meldung, die hauptsächlich der Schädigung einer anderen Person dient, steht nicht unter dem Schutz dieser Richtlinie und kann angemessene Maßnahmen nach sich ziehen.

13. Rechte der in einer Meldung genannten Personen

Personen, die in einer Meldung genannt werden, werden fair und unparteiisch behandelt. Allein eine Behauptung bedeutet nicht, dass tatsächlich ein Fehlverhalten vorliegt.

Vorbehaltlich der Vertraulichkeit und gesetzlicher Beschränkungen werden betroffene Personen über den wesentlichen Inhalt der gegen sie erhobenen Vorwürfe informiert und erhalten eine angemessene Gelegenheit zur Stellungnahme, bevor Schlussfolgerungen gezogen werden.

14. Personenbezogene Daten und Dokumentation

Im Rahmen dieser Richtlinie erhobene personenbezogene Daten werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet.

Calaso B.V. erhebt und speichert ausschließlich Informationen, die für die Bewertung, Untersuchung und Bearbeitung einer Meldung relevant und verhältnismäßig sind.

Meldungen, einschließlich mündlicher Meldungen und deren schriftlicher Dokumentation, sowie unterstützende Unterlagen, Untersuchungsunterlagen und Ergebnisse werden sicher aufbewahrt. Der Zugriff ist ausschließlich befugten Personen gestattet. Diese Unterlagen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies gemäß den geltenden gesetzlichen und behördlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

15. Externe Meldungen und unabhängige

Beratung
Meldende Personen können sich entscheiden, eine Meldung intern oder unmittelbar an eine zuständige externe Behörde zu richten. Calaso B.V. empfiehlt eine interne Meldung, sofern das Anliegen auf diesem Weg wirksam bearbeitet werden kann und sich die meldende Person dabei sicher fühlt. Eine interne Meldung ist jedoch keine gesetzliche Voraussetzung für eine externe Meldung.

Je nach Art des Anliegens können sich meldende Personen an eine zuständige Aufsichtsbehörde, Regulierungsbehörde, Strafverfolgungsbehörde oder an die niederländische Whistleblower-Behörde wenden.

Die niederländische Whistleblower-Behörde bietet vertrauliche und unabhängige Informationen sowie Beratung für Personen an, die erwägen, arbeitsbezogene Missstände zu melden.

Weitere Informationen finden Sie unter: Dutch Whistleblowers Authority .

Anliegen, die sich speziell auf das Verhalten oder die B Corp-Zertifizierung einer Certified B Corporation beziehen, können ebenfalls über das öffentliche Beschwerdeverfahren von B Lab eingereicht werden.

Weitere Informationen finden Sie unter: B Lab Public Complaints Process .

Nichts in dieser Richtlinie beschränkt das Recht einer Person, unabhängigen Rechtsrat einzuholen, sich an eine Gewerkschaft zu wenden oder eine andere geeignete beratende Person zu konsultieren.

16. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Calaso B.V. dokumentiert Beschwerden und Meldungen sowie deren Bearbeitung und Ergebnisse unter Beachtung der Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen.

Informationen können in aggregierter oder anonymisierter Form ausgewertet werden, um wiederkehrende Themen zu erkennen, Kontrollen zu verbessern, negative Auswirkungen zu verhindern und unsere soziale, ökologische sowie unternehmerische Verantwortung kontinuierlich zu stärken.

a) Governance

Die Geschäftsleitung von Calaso B.V. ist für die Überwachung der Wirksamkeit dieser Richtlinie verantwortlich und stellt die für ihre Umsetzung erforderlichen Ressourcen bereit.

Die für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen erhalten eine angemessene Schulung.

Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie immer dann überprüft, wenn Änderungen der Gesetzgebung oder der Organisationsstruktur dies erforderlich machen.

17. Zugänglichkeit und Überprüfung der Richtlinie

Diese Richtlinie ist öffentlich auf der Website von Calaso B.V. verfügbar und kann außerdem in Mitarbeiterinformationen, Verträgen, Lieferantendokumentationen und Onboarding-Unterlagen erwähnt werden.

Die Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen der geltenden Gesetzgebung, der B Corp-Standards oder der Organisation und Geschäftstätigkeit von Calaso B.V. überprüft.

18. Kontakt

Fragen, Beschwerden und Whistleblower-Meldungen im Zusammenhang mit dieser Richtlinie können gerichtet werden an: