Richtlijn voor klachten en bescherming van klokkenluiders

1. Doel

Calaso B.V. zet zich in voor een integere, transparante en verantwoordelijke bedrijfsvoering, met oog voor de belangen van alle personen en gemeenschappen die door haar activiteiten worden geraakt.

Dit beleid biedt een duidelijk en toegankelijk mechanisme waarmee interne en externe belanghebbenden:

• een klacht of bezwaar met betrekking tot Calaso B.V. kunnen indienen;
• vermoedens van misstanden, onregelmatigheden of overtredingen van wet- en regelgeving kunnen melden;
• zorgen kunnen uiten over sociale, milieu- of governancegerelateerde gevolgen; en
• dit kunnen doen zonder angst voor benadeling of represailles.

Calaso B.V. beschouwt meldingen als een kans om risico’s te signaleren, problemen op te lossen en haar beleid, werkwijzen en impact op belanghebbenden voortdurend te verbeteren.

2. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op alle interne en externe belanghebbenden, waaronder:

• huidige en voormalige werknemers;
• sollicitanten, stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers;
• zelfstandigen, consultants en opdrachtnemers;
• klanten;
• leveranciers, distributeurs en hun werknemers;
• aandeelhouders en zakelijke partners;
• lokale gemeenschappen; en
• leden van het publiek die door onze activiteiten worden geraakt.

Dit beleid is van toepassing op aangelegenheden die verband houden met de activiteiten, het gedrag, de producten, de diensten, de zakelijke relaties en de toeleveringsketen van Calaso B.V.

3. Klachten en klokkenluidersmeldingen

3.1 Klacht of bezwaar

Een klacht is doorgaans een zorg of bezwaar met betrekking tot een handeling, besluit, ervaring of impact die rechtstreeks gevolgen heeft voor een persoon, organisatie, gemeenschap of andere belanghebbende.

3.2 Klokkenluidersmelding

Een klokkenluidersmelding betreft een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of overtreding van wet- en regelgeving die heeft plaatsgevonden, plaatsvindt of waarschijnlijk zal plaatsvinden in een werkgerelateerde context of in verband met de activiteiten van Calaso B.V.

De melder hoeft niet te bewijzen dat daadwerkelijk sprake is van een misstand. Wel moet de melder redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was.

4. Wat kan worden gemeld

Meldingen kunnen onder meer betrekking hebben op:

• fraude, diefstal, omkoping, corruptie of financiële onregelmatigheden;
• belangenverstrengeling of misbruik van bevoegdheden;
• overtredingen van toepasselijke wet- en regelgeving;
• overtredingen van interne beleidsregels, gedragscodes of contractuele verplichtingen;
• onveilige arbeidsomstandigheden of schendingen van voorschriften op het gebied van arbeidsomstandigheden en veiligheid;
• discriminatie, intimidatie, pesterijen of oneerlijke arbeidspraktijken;
• schendingen van mensenrechten, dwangarbeid, kinderarbeid of arbeidsuitbuiting;
• milieuschade of misleidende milieuclaims;
• ondeugdelijk afvalbeheer, vervuiling of niet-duurzame praktijken;
• kwesties met betrekking tot productveiligheid, productkwaliteit of consumentenbescherming;
• schendingen van privacy, cyberbeveiliging of persoonsgegevensbescherming;
• mededingingsbeperkend gedrag of oneerlijke handelspraktijken;
• misstanden binnen onze toeleveringsketen of bij een zakelijke partner;
• onjuiste voorstellingen van sociale of milieuprestaties;
• onjuiste verklaringen met betrekking tot de B Corp-certificering;
• pogingen om een van de bovenstaande zaken te verbergen; of
• represailles tegen personen die een melding hebben gedaan of een melder hebben ondersteund.

Ook andere relevante, geloofwaardige en voldoende concrete zorgen over de activiteiten of impact van Calaso B.V. kunnen in behandeling worden genomen.

5. Zaken die buiten de reikwijdte van dit beleid vallen

Reguliere commerciële vragen, productvragen, bestelgerelateerde kwesties en verzoeken aan de klantenservice dienen in beginsel via de gebruikelijke klantenservicekanalen te worden afgehandeld.

Individuele arbeidsgerelateerde kwesties die geen betrekking hebben op een vermoeden van een misstand of een breder maatschappelijk belang, kunnen worden behandeld via de interne HR-procedure of de daarvoor geldende klachtenprocedure.

Wanneer een melding buiten de reikwijdte van dit beleid valt, zal Calaso B.V. de melder, voor zover redelijkerwijs mogelijk, doorverwijzen naar de meest passende contactpersoon of procedure.

6. Hoe een melding kan worden gedaan

Klachten of klokkenluidersmeldingen kunnen per e-mail worden ingediend via:

[email protected]

Gebruik daarbij als onderwerp: "Vertrouwelijke klacht of klokkenluidersmelding".

Een melding kan ook telefonisch of, op verzoek, tijdens een persoonlijk gesprek met de aangewezen Speak Up-functionaris worden gedaan. Mondelinge meldingen worden vastgelegd op een duurzame gegevensdrager. De melder krijgt de gelegenheid om de schriftelijke vastlegging te controleren, te corrigeren en goed te keuren voordat deze wordt bewaard.

Voor zover mogelijk dient een melding het volgende te bevatten:

• een duidelijke omschrijving van de kwestie;
• relevante data, locaties, afdelingen of organisaties;
• de namen of functies van de betrokken personen, indien bekend;
• een toelichting op de wijze waarop de melder kennis heeft gekregen van de feiten;
• ondersteunende documenten, correspondentie, foto's of ander bewijsmateriaal;
• informatie over eerder ondernomen stappen om de kwestie aan te pakken; en
• contactgegevens voor terugkoppeling, tenzij de melding anoniem wordt gedaan.

Meldingen kunnen worden ingediend in het Engels, Nederlands of een andere taal die binnen de activiteiten van Calaso B.V. gebruikelijk is.

7. Anonieme meldingen

Meldingen kunnen worden gedaan zonder vermelding van een naam of andere identificerende gegevens. Personen die anoniem willen blijven, dienen erop te letten dat zij geen informatie verstrekken waaruit hun identiteit onbedoeld kan worden afgeleid.

Houd er rekening mee dat een regulier e-mailadres identificerende gegevens kan bevatten. Personen die anoniem willen blijven, kunnen ervoor kiezen een e-mailadres te gebruiken waaruit hun identiteit niet kan worden afgeleid.

Calaso B.V. beoordeelt anonieme meldingen op basis van de beschikbare informatie. Anonimiteit kan onze mogelijkheden beperken om aanvullende informatie op te vragen, onderzoek te verrichten of terugkoppeling te geven over de uitkomst.

Anonieme meldingen worden op dezelfde wijze geregistreerd en behandeld als niet-anonieme meldingen, mits zij voldoende informatie bevatten.

8. Behandelingsprocedure

8.1 Ontvangstbevestiging

Calaso B.V. bevestigt de ontvangst van een melding binnen zeven kalenderdagen, tenzij de melding anoniem is gedaan en er geen mogelijkheid bestaat om contact op te nemen met de melder.

8.2 Eerste beoordeling

Tijdens de eerste beoordeling wordt vastgesteld:

• of de melding binnen de reikwijdte van dit beleid valt;
• of onmiddellijke beschermende of corrigerende maatregelen noodzakelijk zijn;
• wie verantwoordelijk is voor de behandeling of het onderzoek van de melding, waarbij wordt gewaarborgd dat deze persoon onafhankelijk, onpartijdig en vrij van belangenconflicten is;
• of een onafhankelijke externe onderzoeker moet worden aangewezen; en
• of de zaak moet worden doorverwezen naar een bevoegde autoriteit.

8.3 Onderzoek

Meldingen worden eerlijk, objectief en zonder onnodige vertraging onderzocht. De persoon die verantwoordelijk is voor de behandeling van de melding moet voldoende onafhankelijk zijn en mag geen belangenconflict hebben met betrekking tot de zaak.

Het onderzoek kan bestaan uit het beoordelen van documenten, het voeren van gesprekken met betrokkenen, het inwinnen van deskundig advies en het bieden van een passende gelegenheid aan betrokken personen om hun zienswijze te geven.

Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij te goeder trouw meewerken en relevante informatie bewaren.

8.4 Terugkoppeling

De melder ontvangt binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging informatie over de beoordeling en de opvolging van de melding, voor zover de wet dit toestaat en contactgegevens beschikbaar zijn.

Indien nodig kan tijdens het onderzoek contact worden opgenomen met de melder om aanvullende informatie of verduidelijking te vragen.

Indien het onderzoek redelijkerwijs niet binnen deze termijn kan worden afgerond, verstrekt Calaso B.V. een voortgangsupdate en, indien mogelijk, een indicatie van de verwachte afrondingsdatum.

8.5 Uitkomst en corrigerende maatregelen

Afhankelijk van de bevindingen kunnen onder meer de volgende maatregelen worden genomen:

• het beëindigen of herstellen van het betreffende gedrag;
• het verbeteren van beleid, procedures, interne beheersmaatregelen of opleidingen;
• het herstellen van negatieve gevolgen, voor zover redelijkerwijs mogelijk;
• het nemen van passende disciplinaire maatregelen;
• het opschorten of beëindigen van een relatie met een leverancier of zakelijke partner;
• het melden van de zaak aan een toezichthouder, opsporingsinstantie of andere bevoegde autoriteit; of
• geen verdere maatregelen nemen indien de melding niet wordt bevestigd.

Voor zover wettelijk toegestaan ontvangt de melder een samenvatting van de uitkomst. Vertrouwelijke arbeidsrechtelijke, juridische of persoonsgegevens kunnen daarbij worden weggelaten.

Wanneer een melding niet als klacht onder dit beleid in behandeling wordt genomen, ontvangt de melder, voor zover redelijkerwijs mogelijk en wettelijk toegestaan, een toelichting waarom de melding buiten de reikwijdte van dit beleid valt. Indien van toepassing wordt de melder tevens verwezen naar de meest geschikte alternatieve procedure of contactpersoon.

9. Herziening of bezwaar

Een melder die van mening is dat een melding niet op een eerlijke wijze is behandeld of dat relevante informatie onvoldoende is meegewogen, kan binnen tien werkdagen na ontvangst van de uitkomst verzoeken om een herziening.

Het verzoek dient te worden gericht aan [email protected] en moet de redenen voor het verzoek tot herziening bevatten.

Voor zover redelijkerwijs mogelijk wordt de herziening uitgevoerd door een persoon die niet betrokken was bij de oorspronkelijke beslissing.

10. Vertrouwelijkheid

Meldingen en de daarbij behorende persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt uitsluitend gedeeld met personen die deze nodig hebben voor de beoordeling, het onderzoek of de afhandeling van de melding, of wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Calaso B.V. maakt de identiteit van een melder, of informatie waarmee diens identiteit kan worden achterhaald, niet zonder diens toestemming bekend, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is en wettelijk is toegestaan of verplicht.

Indien openbaarmaking wettelijk verplicht is, wordt de melder hiervan vooraf op de hoogte gesteld, tenzij dit een onderzoek zou kunnen belemmeren of in strijd zou zijn met een wettelijke verplichting.

De vertrouwelijkheid geldt eveneens voor de identiteit en de rechten van personen die in een melding worden genoemd of daardoor worden geraakt.

11. Bescherming tegen benadeling

Calaso B.V. verbiedt iedere vorm van benadeling van personen die een melding doen, advies inwinnen, een melder ondersteunen of deelnemen aan een onderzoek, mits zij redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was.

De melder mag zich, voor zover de wet dit toestaat, tijdens bijeenkomsten die verband houden met de melding laten bijstaan door een collega, een vertrouwenspersoon, een juridisch adviseur of een vakbondsvertegenwoordiger.

Onder verboden vormen van benadeling vallen onder meer:

• ontslag, schorsing, degradatie of vermindering van arbeidsuren;
• het onthouden van promotie-, opleidings- of loopbaanmogelijkheden;
• negatieve beoordelingsgesprekken zonder objectieve rechtvaardiging;
• intimidatie, discriminatie, pesterijen of uitsluiting;
• wijziging van werkzaamheden of arbeidsvoorwaarden als strafmaatregel;
• financiële schade of reputatieschade;
• beëindiging of niet-verlenging van een overeenkomst;
• benadeling of uitsluiting bij toekomstige werk- of zakelijke kansen;
• dreiging met of poging tot benadeling; of
• benadeling van collega's, familieleden of organisaties die met de melder verbonden zijn.

Personen die menen benadeeld te zijn, worden verzocht dit onverwijld te melden via [email protected] .

Indien wordt vastgesteld dat sprake is van benadeling van een melder, kunnen – afhankelijk van de ernst van het handelen – een of meer van de volgende maatregelen worden genomen:

• een formele waarschuwing;
• verplichte training of corrigerende maatregelen;
• herplaatsing in een andere functie;
• schorsing;
• beëindiging van het dienstverband of de overeenkomst;
• beëindiging van de relatie met een leverancier of zakelijke partner;
• melding aan de bevoegde autoriteiten indien dit wettelijk vereist is.

12. Meldingen te goeder trouw

Een melding hoeft uiteindelijk niet bevestigd te worden om de melder bescherming te bieden. Deze bescherming geldt zolang de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was.

Tegen een melder worden geen maatregelen genomen uitsluitend omdat een melding uiteindelijk niet kon worden bevestigd.

Het bewust verstrekken van onjuiste of misleidende informatie, het vervalsen van bewijsmateriaal of het doen van een melding die hoofdzakelijk bedoeld is om een ander te schaden, valt niet onder de bescherming van dit beleid en kan leiden tot passende maatregelen.

13. Rechten van personen die in een melding worden genoemd

Personen die in een melding worden genoemd, worden eerlijk en onpartijdig behandeld. De enkele omstandigheid dat een melding is gedaan, betekent niet dat sprake is van een misstand of ander ongeoorloofd handelen.

Met inachtneming van de vertrouwelijkheid en de toepasselijke wettelijke beperkingen worden betrokken personen geïnformeerd over de kern van de tegen hen geuite beschuldigingen en krijgen zij een redelijke gelegenheid om hun zienswijze naar voren te brengen voordat conclusies worden getrokken.

14. Persoonsgegevens en documentatie

Persoonsgegevens die in het kader van dit beleid worden verwerkt, worden behandeld in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Calaso B.V. verzamelt en bewaart uitsluitend gegevens die relevant en proportioneel zijn voor de beoordeling, het onderzoek en de afhandeling van een melding.

Meldingen, waaronder mondelinge meldingen en de schriftelijke vastlegging daarvan, evenals ondersteunende documentatie, onderzoeksdossiers en uitkomsten, worden op een veilige wijze bewaard. De toegang is beperkt tot bevoegde personen. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke en toezichthoudende bewaartermijnen.

15. Externe meldingen en onafhankelijk advies

Een melder kan ervoor kiezen een melding intern te doen of rechtstreeks te melden bij een bevoegde externe autoriteit. Calaso B.V. moedigt het gebruik van de interne meldprocedure aan wanneer de kwestie op die manier effectief kan worden behandeld en de melder zich daarbij veilig voelt. Een interne melding is echter geen wettelijke voorwaarde voor het doen van een externe melding.

Afhankelijk van de aard van de kwestie kan een melder zich wenden tot een bevoegde toezichthouder, regelgevende instantie, opsporingsautoriteit of het Huis voor Klokkenluiders.

Het Huis voor Klokkenluiders biedt vertrouwelijke en onafhankelijke informatie en advies aan personen die overwegen een werkgerelateerde misstand te melden.

Meer informatie is beschikbaar via: Dutch Whistleblowers Authority .

Kwesties die specifiek betrekking hebben op het gedrag van een Certified B Corporation of op de B Corp-certificering kunnen tevens worden gemeld via de openbare klachtenprocedure van B Lab.

Meer informatie is beschikbaar via: B Lab Public Complaints Process .

Niets in dit beleid beperkt het recht van een persoon om onafhankelijk juridisch advies in te winnen, een vakbond te raadplegen of advies te vragen aan een andere geschikte adviseur.

16. Monitoring en voortdurende verbetering

Calaso B.V. houdt een register bij van klachten en meldingen, de wijze waarop deze zijn behandeld en de uitkomsten daarvan, met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Informatie kan in geaggregeerde of geanonimiseerde vorm worden geanalyseerd om terugkerende patronen te identificeren, beheersmaatregelen te verbeteren, negatieve gevolgen te voorkomen en onze maatschappelijke, ecologische en verantwoord ondernemende prestaties voortdurend te versterken.

a) Governance

De directie van Calaso B.V. is verantwoordelijk voor het toezicht op de doeltreffendheid van dit beleid en zorgt ervoor dat voldoende middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering ervan.

Personen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen en behandelen van meldingen ontvangen passende opleiding.

Dit beleid wordt ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd en daarnaast telkens wanneer wijzigingen in wetgeving of de organisatiestructuur daartoe aanleiding geven.

17. Toegankelijkheid en evaluatie van het beleid

Dit beleid is openbaar beschikbaar op de website van Calaso B.V. en kan daarnaast worden opgenomen in werknemersinformatie, contracten, leveranciersdocumentatie en onboardingmateriaal.

Het beleid wordt ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd en tevens bij belangrijke wijzigingen in toepasselijke wetgeving, de B Corp-normen of de organisatie en activiteiten van Calaso B.V.

18. Contact

Vragen, klachten en klokkenluidersmeldingen met betrekking tot dit beleid kunnen worden gericht aan: