Richtlijn voor klachten en bescherming van klokkenluiders

Laatst bijgewerkt: 17 juli 2026

Ingangsdatum: 17 juli 2026

Speak Up-beleid

Van toepassing op: werknemers, voormalige werknemers, sollicitanten, opdrachtnemers, cliënten, klanten, leveranciers, zakelijke partners, lokale gemeenschappen en leden van het publiek.

Contact: Meldingen kunnen worden ingediend via:

E-mail naar [email protected] met als onderwerp: “Vertrouwelijk – Klacht of klokkenluidersmelding”.
Telefonisch via +31 528 449080.
Een verzoek voor een persoonlijk gesprek.

Aangewezen Speak Up Officer:
Meldingen worden ontvangen en gecoördineerd door de aangewezen Speak Up Officer. Calaso B.V. heeft via Meglio Coaching een onafhankelijke externe vertrouwenspersoon (Klokkenluidersfunctionaris) aangesteld voor het ontvangen, beoordelen en coördineren van klokkenluidersmeldingen.

Contactgegevens:

Monika Rol - Meglio Coaching
E-mail: [email protected]

1) Doel

Calaso B.V. zet zich in voor een integere, transparante en verantwoordelijke bedrijfsvoering en houdt rekening met de belangen van alle personen en gemeenschappen die door haar activiteiten worden geraakt.

Deze richtlijn biedt een duidelijk en toegankelijk mechanisme waarmee interne en externe belanghebbenden:

Een klacht of bezwaar over Calaso B.V. kunnen indienen.
Een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of overtreding van wet- en regelgeving kunnen melden.
Zorgen kunnen uiten over sociale, milieu- of governancegerelateerde gevolgen.
Dit kunnen doen zonder vrees voor represailles of benadeling.

Calaso B.V. beschouwt meldingen als een kans om risico's te identificeren, problemen op te lossen en haar beleid, werkwijzen en impact op belanghebbenden te verbeteren.

2) Reikwijdte

Deze richtlijn is beschikbaar voor alle interne en externe belanghebbenden, waaronder:

Huidige en voormalige werknemers.
Sollicitanten, stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers.
Zelfstandigen, consultants en opdrachtnemers.
Cliënten en klanten.
Leveranciers, distributeurs en hun werknemers.
Aandeelhouders en zakelijke partners.
Lokale gemeenschappen.
Leden van het publiek die door onze activiteiten worden geraakt.

Deze richtlijn heeft betrekking op zorgen over de activiteiten, het gedrag, de producten, de diensten, de zakelijke relaties en de toeleveringsketen van Calaso B.V.

3) Klachten en klokkenluidersmeldingen

a) Klacht of bezwaar

Een klacht betreft doorgaans een zorg over een handeling, besluit, ervaring of impact die rechtstreeks gevolgen heeft voor een individu, organisatie, gemeenschap of andere belanghebbende.

b) Klokkenluidersmelding

Een klokkenluidersmelding betreft een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of overtreding van de wet die heeft plaatsgevonden, plaatsvindt of waarschijnlijk zal plaatsvinden in een werkgerelateerde context of in verband met de activiteiten van Calaso B.V.

Een melder hoeft niet te bewijzen dat daadwerkelijk sprake is van een misstand. Wel moet de melder redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van melden juist is.

4) Wat kan worden gemeld?

Meldingen kunnen onder meer betrekking hebben op:

Fraude, diefstal, omkoping, corruptie of financiële onregelmatigheden.
Belangenverstrengeling of misbruik van bevoegdheden.
Overtredingen van toepasselijke wet- en regelgeving.
Schendingen van interne beleidsregels, gedragscodes of contractuele verplichtingen.
Onveilige arbeidsomstandigheden of overtredingen van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.
Discriminatie, intimidatie, pesten of oneerlijke arbeidspraktijken.
Schendingen van mensenrechten, dwangarbeid, kinderarbeid of uitbuiting van werknemers.
Milieuschade of wezenlijk misleidende milieuclaims.
Onjuiste afvalverwerking, vervuiling of niet-duurzame praktijken.
Zorgen over productveiligheid, productkwaliteit of consumentenbescherming.
Schendingen van privacy, cybersecurity of bescherming van persoonsgegevens.
Mededingingsbeperkend gedrag of ongepaste handelspraktijken.
Misstanden binnen onze toeleveringsketen of bij een zakelijke partner.
Misleidende informatie over sociale of milieuprestaties.
Misleidende informatie met betrekking tot de B Corp-certificering.
Pogingen om één van de bovenstaande situaties te verbergen.
Represailles tegen iemand die een melding heeft gedaan of een melding heeft ondersteund.

Ook andere belangrijke, geloofwaardige en voldoende concrete zorgen met betrekking tot de activiteiten of de impact van Calaso B.V. kunnen in behandeling worden genomen.

5) Zaken die buiten de reikwijdte van deze richtlijn vallen

Reguliere commerciële vragen, productvragen, problemen met bestellingen en verzoeken aan de klantenservice dienen in beginsel via onze gebruikelijke klantenservicekanalen te worden ingediend.

Individuele arbeidskwesties die geen betrekking hebben op een vermoeden van een misstand of een breder maatschappelijk belang kunnen worden behandeld via de daarvoor geldende interne HR- of klachtenprocedure.

Wanneer een melding buiten de reikwijdte van deze richtlijn valt, zal Calaso B.V. de melder, voor zover redelijkerwijs mogelijk, doorverwijzen naar de juiste contactpersoon of procedure.

6) Hoe een melding kan worden ingediend

Een klacht of klokkenluidersmelding kan per e-mail worden ingediend via: [email protected]

Gebruik daarbij als onderwerp: “Vertrouwelijk – Klacht of klokkenluidersmelding”.

Meldingen kunnen ook telefonisch worden gedaan of, op verzoek, tijdens een persoonlijk gesprek met de aangewezen Speak Up Officer. Mondelinge meldingen worden vastgelegd op een duurzame gegevensdrager. De melder krijgt de gelegenheid het schriftelijke verslag te controleren, aan te vullen en goed te keuren voordat het wordt bewaard.

De melding bevat, voor zover mogelijk:

Een duidelijke omschrijving van de zorg of het vermoeden.
De relevante data, locaties, afdelingen of organisaties.
De namen of functies van de betrokken personen, voor zover bekend.
Een toelichting op de wijze waarop de melder kennis heeft gekregen van de situatie.
Eventuele ondersteunende documenten, correspondentie, foto's of ander bewijsmateriaal.
Informatie over eventuele stappen die al zijn ondernomen om de situatie aan te pakken.
Contactgegevens voor terugkoppeling, tenzij de melding anoniem wordt gedaan.

Meldingen kunnen worden ingediend in het Nederlands, Engels of een andere taal die binnen de activiteiten van Calaso B.V. gebruikelijk is.

7) Anoniem melden

Meldingen kunnen worden gedaan zonder naam of andere identificerende gegevens te verstrekken. Wie anoniem wil blijven, wordt geadviseerd geen informatie op te nemen waaruit de identiteit onbedoeld kan worden afgeleid.

Houd er rekening mee dat een regulier e-mailadres identificerende informatie kan bevatten. Wie anoniem wil blijven, kan ervoor kiezen een e-mailadres te gebruiken waaruit de identiteit niet blijkt.

Calaso B.V. beoordeelt anonieme meldingen op basis van de beschikbare informatie. Anoniem melden kan onze mogelijkheden beperken om aanvullende informatie op te vragen, onderzoek te verrichten of de uitkomst terug te koppelen.

Anonieme meldingen worden geregistreerd en behandeld op dezelfde wijze als niet-anonieme meldingen, mits voldoende informatie beschikbaar is.

8) Behandeling van meldingen

a) Ontvangstbevestiging

Calaso B.V. bevestigt de ontvangst van een melding binnen zeven kalenderdagen, tenzij de melding anoniem is gedaan en er geen mogelijkheid bestaat om met de melder te communiceren.

b) Eerste beoordeling

Tijdens de eerste beoordeling wordt vastgesteld:

Of de melding binnen de reikwijdte van deze richtlijn valt.
Of onmiddellijke beschermende of corrigerende maatregelen noodzakelijk zijn.
Wie verantwoordelijk is voor de behandeling of het onderzoek van de melding, waarbij wordt gewaarborgd dat deze persoon onafhankelijk, onpartijdig en vrij van belangenconflicten is.
Of een onafhankelijke externe onderzoeker moet worden aangewezen.
Of de melding moet worden doorverwezen naar een bevoegde autoriteit.

c) Onderzoek

Meldingen worden zorgvuldig, objectief en zonder onnodige vertraging onderzocht. Degene die verantwoordelijk is voor de behandeling van de melding dient voldoende onafhankelijk te zijn en mag geen belangenconflict hebben met betrekking tot de gemelde situatie.

Een onderzoek kan bestaan uit het beoordelen van documenten, het horen van betrokken personen, het inwinnen van specialistisch advies en het bieden van een passende gelegenheid aan betrokkenen om hun zienswijze te geven.

Van alle betrokken partijen wordt verwacht dat zij eerlijk meewerken en relevante informatie bewaren.

d) Terugkoppeling

Voor zover wettelijk toegestaan en indien contactgegevens beschikbaar zijn, ontvangt de melder binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging informatie over de beoordeling van de melding en de opvolging daarvan.

Indien nodig kan tijdens het onderzoek contact worden opgenomen met de melder om aanvullende informatie of verduidelijking te vragen.

Wanneer het onderzoek redelijkerwijs niet binnen deze termijn kan worden afgerond, verstrekt Calaso B.V. een voortgangsupdate en, indien mogelijk, een indicatie van de verwachte afrondingstermijn.

e) Uitkomst en corrigerende maatregelen

Afhankelijk van de bevindingen kunnen onder meer de volgende maatregelen worden genomen:

Het beëindigen of corrigeren van de betreffende gedraging.
Het verbeteren van beleid, processen, beheersmaatregelen of opleidingen.
Het herstellen van negatieve gevolgen, voor zover redelijkerwijs mogelijk.
Het nemen van passende disciplinaire maatregelen.
Het opschorten of beëindigen van een relatie met een leverancier of zakelijke partner.
Het melden van de situatie aan een toezichthouder, opsporingsinstantie of andere bevoegde autoriteit.
Het niet nemen van verdere maatregelen wanneer de melding niet wordt bevestigd.

Voor zover wettelijk toegestaan ontvangt de melder een samenvatting van de uitkomst. Vertrouwelijke arbeidsrechtelijke, juridische of persoonsgegevens kunnen daarbij worden weggelaten.

9) Herziening of bezwaar

Een melder die van mening is dat een klacht niet op een eerlijke wijze is behandeld of dat relevante informatie onvoldoende is meegewogen, kan binnen tien werkdagen na ontvangst van de uitkomst verzoeken om een herziening.

Een dergelijk verzoek dient te worden gestuurd naar [email protected] en dient de redenen voor het verzoek om herziening te bevatten.

Voor zover redelijkerwijs mogelijk wordt de herziening uitgevoerd door een persoon die niet betrokken was bij de oorspronkelijke besluitvorming.

10) Vertrouwelijkheid

Meldingen en de daarmee samenhangende persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt uitsluitend gedeeld met personen die deze nodig hebben voor de beoordeling, het onderzoek of de afhandeling van de melding, of wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Calaso B.V. maakt de identiteit van een melder, noch informatie waaruit de identiteit kan worden afgeleid, niet bekend zonder diens toestemming, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is en wettelijk is toegestaan of verplicht.

Indien openbaarmaking wettelijk verplicht is, wordt de melder hiervan normaal gesproken vooraf op de hoogte gesteld, tenzij dit een onderzoek zou kunnen belemmeren of in strijd zou zijn met een wettelijke verplichting.

De vertrouwelijkheid geldt eveneens voor de identiteit en de rechten van personen die in een melding worden genoemd of daardoor worden geraakt.

11) Bescherming tegen represailles

Calaso B.V. verbiedt iedere vorm van represailles tegen personen die een melding doen, advies inwinnen, een melder ondersteunen of deelnemen aan een onderzoek, mits zij redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie juist was.

Voor zover wettelijk toegestaan kan een melder zich tijdens gesprekken over de melding laten bijstaan door een collega, vertrouwenspersoon, juridisch vertegenwoordiger of vakbondsvertegenwoordiger.

Verboden represailles kunnen onder meer bestaan uit:

Ontslag, schorsing, degradatie of vermindering van arbeidsuren.
Het onthouden van promotie-, opleidings- of loopbaanmogelijkheden.
Negatieve beoordelingen zonder objectieve rechtvaardiging.
Intimidatie, pesterijen, discriminatie of uitsluiting.
Wijziging van werkzaamheden of arbeidsvoorwaarden als strafmaatregel.
Financieel nadeel of reputatieschade.
Beëindiging van een overeenkomst of weigering deze te verlengen.
Het op een zwarte lijst plaatsen of het onthouden van toekomstige werk- of zakelijke kansen.
Bedreigingen met of pogingen tot het nemen van represailles.
Represailles tegen collega's, familieleden of organisaties die verbonden zijn aan de melder.

Iedereen die meent represailles te hebben ondervonden, wordt verzocht dit onmiddellijk te melden via [email protected] .

Vastgestelde represailles of pogingen om een melding te belemmeren kunnen leiden tot disciplinaire, contractuele of juridische maatregelen.

12) Meldingen te goeder trouw

Een melding hoeft niet te worden bevestigd om de melder bescherming te bieden. Bescherming geldt wanneer de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van melden juist was.

Tegen een melder worden geen maatregelen genomen uitsluitend omdat een melding niet kon worden bevestigd.

Het bewust verstrekken van onjuiste of misleidende informatie, het vervalsen van bewijsmateriaal of het doen van een melding met als voornaamste doel een ander te schaden, valt niet onder deze bescherming en kan leiden tot passende maatregelen.

13) Rechten van personen die in een melding worden genoemd

Personen die in een melding worden genoemd, worden eerlijk en onpartijdig behandeld. Een melding betekent niet automatisch dat daadwerkelijk sprake is van een misstand.

Met inachtneming van de vertrouwelijkheid en eventuele wettelijke beperkingen worden betrokkenen geïnformeerd over de aard van de tegen hen geuite beschuldigingen en krijgen zij een redelijke gelegenheid om daarop te reageren voordat een definitieve conclusie wordt getrokken.

14) Persoonsgegevens en dossiervorming

Persoonsgegevens die op grond van deze richtlijn worden verzameld, worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming.

Calaso B.V. verzamelt en bewaart uitsluitend informatie die relevant en proportioneel is voor de beoordeling, het onderzoek en de afhandeling van een melding.

Meldingen, waaronder mondelinge meldingen en de daarvan opgestelde schriftelijke verslagen, evenals ondersteunende documentatie, onderzoeksdossiers en de uitkomsten daarvan, worden op een veilige wijze bewaard. De toegang tot deze gegevens is beperkt tot bevoegde personen. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is op grond van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bewaartermijnen.

15) Extern melden en onafhankelijk advies

Melders kunnen ervoor kiezen een melding intern te doen of zich rechtstreeks te wenden tot een bevoegde externe autoriteit. Calaso B.V. moedigt interne meldingen aan wanneer de situatie op een doeltreffende wijze intern kan worden behandeld en de melder zich veilig voelt om hiervan gebruik te maken. Een interne melding is echter geen wettelijke voorwaarde voor het doen van een externe melding.

Afhankelijk van de aard van de melding kan een melder zich wenden tot een bevoegde toezichthouder, regelgevende instantie, opsporingsautoriteit of het Huis voor Klokkenluiders.

Het Huis voor Klokkenluiders verstrekt vertrouwelijke en onafhankelijke informatie en advies aan personen die overwegen een werkgerelateerde misstand te melden.

Meer informatie is beschikbaar via: Dutch Whistleblowers Authority .

Meldingen die specifiek betrekking hebben op het gedrag van een Certified B Corporation of op de B Corp-certificering kunnen tevens worden ingediend via de openbare klachtenprocedure van B Lab.

Meer informatie is beschikbaar via: B Lab Public Complaints Process .

Niets in deze richtlijn beperkt het recht van een persoon om onafhankelijk juridisch advies in te winnen, contact op te nemen met een vakbond of een andere passende adviseur te raadplegen.

16) Monitoring en continue verbetering

Calaso B.V. documenteert klachten en meldingen, de behandeling daarvan en de uitkomsten, met inachtneming van de geldende eisen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Informatie kan in geaggregeerde of geanonimiseerde vorm worden geanalyseerd om terugkerende problemen te identificeren, interne beheersmaatregelen te verbeteren, negatieve gevolgen te voorkomen en onze prestaties op het gebied van mens, milieu en goed ondernemingsbestuur verder te versterken.

a) Governance

De directie van Calaso B.V. is verantwoordelijk voor het toezicht op de doeltreffendheid van deze richtlijn en ziet erop toe dat voldoende middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering ervan.

Personen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen en behandelen van meldingen ontvangen passende opleiding en training.

Deze richtlijn wordt ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd en daarnaast telkens wanneer wijzigingen in wet- en regelgeving of de organisatiestructuur daartoe aanleiding geven.

17) Beschikbaarheid en evaluatie van deze richtlijn

Deze richtlijn is openbaar beschikbaar op de website van Calaso B.V. en kan tevens worden opgenomen in werknemersinformatie, overeenkomsten, leveranciersdocumentatie en onboardingmateriaal.

De richtlijn wordt ten minste jaarlijks geëvalueerd en daarnaast telkens wanneer sprake is van een wezenlijke wijziging in toepasselijke wet- en regelgeving, de B Corp-standaarden of de organisatie en activiteiten van Calaso B.V.

18) Contact

Vragen, klachten en klokkenluidersmeldingen met betrekking tot deze richtlijn kunnen worden gericht aan:

Calaso B.V.
E-mail: [email protected]