Política de Reclamaciones y Protección de Denunciantes

1. Objeto

Calaso B.V. se compromete a desarrollar su actividad con integridad, transparencia y responsabilidad, teniendo en cuenta los intereses de todas las personas y comunidades afectadas por sus actividades.

Esta política establece un mecanismo claro y accesible mediante el cual las partes interesadas, tanto internas como externas, pueden:

• presentar una reclamación o queja relacionada con Calaso B.V.;
• informar sobre presuntas conductas indebidas, irregularidades o incumplimientos de la legislación;
• plantear inquietudes sobre impactos sociales, medioambientales o de gobernanza; y
• hacerlo sin temor a represalias ni perjuicios.

Calaso B.V. considera las comunicaciones como una oportunidad para identificar riesgos, corregir problemas y mejorar sus políticas, prácticas y su impacto sobre las partes interesadas.

2. Ámbito de aplicación

Esta política está a disposición de todas las partes interesadas internas y externas, entre ellas:

• empleados actuales y antiguos;
• candidatos, personas en prácticas, trabajadores temporales y voluntarios;
• trabajadores autónomos, consultores y contratistas;
• clientes;
• proveedores y distribuidores, así como sus empleados;
• accionistas y socios comerciales;
• comunidades locales; y
• miembros del público afectados por nuestras actividades.

Esta política se aplica a las cuestiones relacionadas con las actividades, la conducta, los productos, los servicios, las relaciones comerciales y la cadena de suministro de Calaso B.V.

3. Reclamaciones y denuncias de informantes

3.1 Reclamación o queja

Una reclamación es, por lo general, una preocupación relacionada con una acción, decisión, experiencia o impacto que afecta directamente a una persona, organización, comunidad u otra parte interesada.

3.2 Denuncia de un informante

Una denuncia de un informante se refiere a una sospecha de conducta indebida, irregularidad o incumplimiento de la legislación que haya ocurrido, esté ocurriendo o sea probable que ocurra en un contexto laboral o en relación con las actividades de Calaso B.V.

La persona informante no necesita demostrar que se haya producido una irregularidad. No obstante, debe tener motivos razonables para creer que la información comunicada era veraz en el momento de presentar la denuncia.

4. Qué puede comunicarse

Las comunicaciones pueden incluir, entre otras, las siguientes cuestiones:

• fraude, robo, soborno, corrupción o irregularidades financieras;
• conflictos de intereses o abuso de autoridad;
• incumplimientos de la legislación o normativa aplicable;
• incumplimientos de políticas internas, códigos de conducta u obligaciones contractuales;
• condiciones de trabajo inseguras o incumplimientos de las normas de seguridad y salud laboral;
• discriminación, acoso, intimidación, hostigamiento o prácticas laborales injustas;
• vulneraciones de los derechos humanos, trabajo forzoso, trabajo infantil o explotación laboral;
• daños al medio ambiente o declaraciones medioambientales materialmente engañosas;
• gestión inadecuada de residuos, contaminación o prácticas no sostenibles;
• problemas relacionados con la seguridad de los productos, su calidad o la protección de los consumidores;
• infracciones en materia de privacidad, ciberseguridad o protección de datos personales;
• conductas contrarias a la competencia o prácticas comerciales indebidas;
• conductas indebidas dentro de nuestra cadena de suministro o por parte de un socio comercial;
• representaciones falsas del desempeño social o medioambiental;
• declaraciones falsas relacionadas con la Certificación B Corp;
• intentos de ocultar cualquiera de las cuestiones anteriores; o
• represalias contra cualquier persona que haya comunicado o apoyado una preocupación.

También podrán considerarse otras preocupaciones relevantes, creíbles y suficientemente concretas relacionadas con las actividades o los impactos de Calaso B.V.

5. Cuestiones fuera del ámbito de aplicación de esta política

Las consultas comerciales habituales, las preguntas sobre productos, las incidencias relacionadas con pedidos y las solicitudes de atención al cliente deberán presentarse normalmente a través de nuestros canales habituales de atención al cliente.

Las cuestiones laborales de carácter individual que no impliquen sospechas de irregularidades ni un interés público más amplio podrán tramitarse a través del procedimiento interno de recursos humanos o del procedimiento de reclamaciones correspondiente.

Cuando una comunicación quede fuera del ámbito de aplicación de esta política, Calaso B.V. orientará, siempre que sea razonablemente posible, a la persona informante hacia el contacto o procedimiento más adecuado.

6. Cómo presentar una comunicación

Las reclamaciones o denuncias de informantes podrán presentarse por correo electrónico a:

[email protected]

Rogamos utilice el asunto: «Reclamación o denuncia confidencial».

Las comunicaciones también podrán presentarse por teléfono o, previa solicitud, mediante una reunión presencial con la persona responsable designada de Speak Up. Las comunicaciones verbales se documentarán en un soporte duradero. Se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de revisar, corregir y aprobar el registro escrito antes de su conservación.

Siempre que sea posible, la comunicación deberá incluir:

• una descripción clara de la cuestión planteada;
• las fechas, lugares, departamentos u organizaciones pertinentes;
• los nombres o cargos de las personas implicadas, cuando se conozcan;
• una explicación de cómo la persona informante tuvo conocimiento de los hechos;
• cualquier documento justificativo, correspondencia, fotografías u otras pruebas;
• información sobre las medidas adoptadas previamente para abordar la cuestión; y
• datos de contacto para el seguimiento, salvo que la comunicación se presente de forma anónima.

Las comunicaciones podrán presentarse en inglés, neerlandés o en cualquier otro idioma utilizado habitualmente en las operaciones de Calaso B.V.

7. Comunicaciones anónimas

Las comunicaciones podrán presentarse sin indicar el nombre ni otros datos identificativos. Quienes deseen permanecer en el anonimato deberán evitar incluir información que pueda revelar inadvertidamente su identidad.

Tenga en cuenta que una cuenta de correo electrónico convencional puede revelar información identificativa. Quien desee permanecer en el anonimato puede optar por utilizar una dirección de correo electrónico que no permita identificar su identidad.

Calaso B.V. evaluará las comunicaciones anónimas sobre la base de la información disponible. El anonimato puede limitar nuestra capacidad para solicitar información adicional, investigar los hechos o comunicar el resultado.

Las comunicaciones anónimas se registrarán y tramitarán del mismo modo que las comunicaciones identificadas, siempre que contengan información suficiente.

8. Procedimiento de gestión

8.1 Acuse de recibo

Calaso B.V. acusará recibo de la comunicación en un plazo de siete días naturales, salvo que la comunicación se haya presentado de forma anónima y no exista un medio para contactar con la persona informante.

8.2 Evaluación inicial

La evaluación inicial determinará:

• si la cuestión entra dentro del ámbito de aplicación de esta política;
• si son necesarias medidas inmediatas de protección o corrección;
• quién debe gestionar o investigar la comunicación, garantizando que la persona designada sea independiente, imparcial y esté libre de conflictos de intereses;
• si debe nombrarse un investigador externo e independiente; y
• si la cuestión debe remitirse a una autoridad competente.

8.3 Investigación

Las comunicaciones se examinarán de manera justa, objetiva y sin demoras innecesarias. La persona encargada de la gestión deberá ser suficientemente independiente y no podrá tener ningún conflicto de intereses en relación con el asunto.

La investigación podrá incluir la revisión de documentación, entrevistas con las personas pertinentes, la obtención de asesoramiento especializado y la concesión a las personas afectadas de una oportunidad adecuada para presentar sus observaciones.

Se espera que todas las partes cooperen de buena fe y conserven la información relevante.

8.4 Información sobre el seguimiento

La persona informante recibirá información sobre la evaluación y las actuaciones de seguimiento en un plazo de tres meses desde el acuse de recibo, siempre que la legislación lo permita y se disponga de datos de contacto.

Cuando resulte oportuno, podrá contactarse con la persona informante durante la investigación para solicitar información adicional o aclaraciones.

Si la investigación no pudiera concluirse razonablemente dentro de dicho plazo, Calaso B.V. facilitará una actualización del estado del procedimiento y, cuando sea posible, un plazo estimado para su finalización.

8.5 Resultado y medidas correctoras

En función de las conclusiones, podrán adoptarse, entre otras, las siguientes medidas:

• corregir o poner fin a la conducta correspondiente;
• mejorar las políticas, los procedimientos, los controles o la formación;
• remediar los impactos negativos siempre que sea razonablemente posible;
• adoptar medidas disciplinarias proporcionadas;
• suspender o poner fin a una relación con un proveedor o socio comercial;
• comunicar el asunto a una autoridad reguladora, autoridad policial u otra autoridad competente; o
• no adoptar ninguna medida adicional cuando la comunicación no quede acreditada.

Siempre que la legislación lo permita, la persona informante recibirá un resumen del resultado. Podrán omitirse datos confidenciales de carácter laboral, jurídico o personal.

Si una comunicación no es aceptada como reclamación en virtud de esta política, la persona informante recibirá, siempre que sea razonablemente posible y legalmente permitido, una explicación de por qué el asunto queda fuera del ámbito de aplicación de esta política. Cuando proceda, también será dirigida al procedimiento o punto de contacto alternativo que resulte más adecuado.

9. Revisión o recurso

La persona informante que considere que una comunicación no ha sido gestionada de manera justa o que no se ha tenido debidamente en cuenta información relevante podrá solicitar una revisión en un plazo de diez días hábiles desde la recepción del resultado.

La solicitud deberá enviarse a [email protected] e incluir los motivos por los que se solicita la revisión.

Siempre que sea razonablemente posible, la revisión será realizada por una persona que no haya participado en la decisión inicial.

10. Confidencialidad

Las comunicaciones y los datos personales asociados se tratarán con carácter confidencial. La información únicamente se compartirá con aquellas personas que necesiten conocerla para evaluar, investigar o gestionar la comunicación, o cuando su divulgación sea exigida por la legislación aplicable.

Calaso B.V. no revelará la identidad de la persona informante ni información que pueda permitir su identificación sin su consentimiento, salvo cuando dicha revelación sea necesaria y esté permitida o exigida por la ley.

Cuando la ley exija la revelación de la identidad, la persona informante será informada previamente, salvo que ello pueda comprometer una investigación o incumplir una obligación legal.

La confidencialidad también se aplicará a la identidad y a los derechos de las personas mencionadas o afectadas por una comunicación.

11. Protección frente a represalias

Calaso B.V. prohíbe cualquier forma de represalia contra las personas que presenten una comunicación, soliciten asesoramiento, apoyen a una persona informante o colaboren en una investigación, siempre que tuvieran motivos razonables para creer que la información comunicada era veraz en el momento de presentar la comunicación.

La persona informante podrá estar acompañada, cuando la legislación aplicable lo permita, por un compañero o compañera de trabajo, una persona de confianza, un representante legal o un representante sindical en las reuniones relacionadas con su comunicación.

Entre las represalias prohibidas se incluyen, entre otras:

• el despido, la suspensión, la degradación profesional o la reducción de jornada;
• la denegación de oportunidades de promoción, formación o empleo;
• evaluaciones de desempeño negativas sin justificación objetiva;
• el acoso, la intimidación, la discriminación o el aislamiento;
• la modificación de funciones o de las condiciones de trabajo como medida de represalia;
• los perjuicios económicos o los daños reputacionales;
• la resolución o no renovación de un contrato;
• el trato desfavorable o la exclusión de futuras oportunidades laborales o comerciales;
• las amenazas o tentativas de represalia; o
• las represalias dirigidas contra compañeros, familiares u organizaciones vinculadas con la persona informante.

Toda persona que considere haber sufrido represalias deberá comunicarlo sin demora a [email protected] .

Cuando se confirme la existencia de represalias contra una persona informante, podrán adoptarse una o varias de las siguientes medidas, en función de la gravedad de la conducta:

• una amonestación formal;
• la obligación de realizar formación o adoptar medidas correctoras;
• la reasignación de funciones;
• la suspensión;
• la extinción de la relación laboral o contractual;
• la finalización de una relación con un proveedor o socio comercial;
• la comunicación de los hechos a las autoridades competentes cuando así lo exija la legislación aplicable.

12. Comunicaciones realizadas de buena fe

No es necesario que una comunicación resulte finalmente acreditada para que la persona informante quede protegida. La protección será aplicable siempre que la persona tuviera motivos razonables para creer que la información comunicada era veraz en el momento de presentar la comunicación.

No se adoptará ninguna medida contra una persona únicamente porque la comunicación presentada no haya podido ser corroborada.

La comunicación deliberadamente falsa o engañosa, la falsificación de pruebas o la presentación de una comunicación con la finalidad principal de perjudicar a otra persona no estarán protegidas por esta política y podrán dar lugar a la adopción de las medidas oportunas.

13. Derechos de las personas mencionadas en una comunicación

Las personas mencionadas en una comunicación serán tratadas de manera justa e imparcial. La mera formulación de una alegación no implica que se haya producido una conducta indebida.

Sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad y de las limitaciones legales aplicables, las personas afectadas serán informadas de la naturaleza esencial de las alegaciones formuladas en su contra y dispondrán de una oportunidad razonable para presentar sus observaciones antes de que se adopten conclusiones.

14. Datos personales y conservación de la documentación

Los datos personales recopilados en virtud de esta política serán tratados de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

Calaso B.V. únicamente recopilará y conservará la información que sea pertinente y proporcionada para evaluar, investigar y gestionar una comunicación.

Las comunicaciones, incluidas las comunicaciones verbales y su documentación escrita, así como la documentación de apoyo, los expedientes de investigación y los resultados, se conservarán de forma segura. El acceso estará restringido exclusivamente a las personas autorizadas. Estos registros únicamente se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales y reglamentarias de conservación aplicables.

15. Comunicaciones externas y asesoramiento independiente

La persona informante podrá optar por presentar una comunicación a través del canal interno o directamente ante una autoridad externa competente. Calaso B.V. recomienda utilizar en primer lugar el canal interno cuando la cuestión pueda abordarse eficazmente por esa vía y la persona informante se sienta segura al hacerlo. No obstante, la presentación de una comunicación interna no constituye un requisito legal para acudir a un canal externo.

Dependiendo de la naturaleza de la cuestión, la persona informante podrá dirigirse a una autoridad supervisora, reguladora, policial o a la Autoridad Neerlandesa para la Protección de los Denunciantes.

La Autoridad Neerlandesa para la Protección de los Denunciantes ofrece información y asesoramiento confidenciales e independientes a las personas que estén considerando comunicar irregularidades relacionadas con el ámbito laboral.

Puede obtener más información en: Dutch Whistleblowers Authority .

Las cuestiones relacionadas específicamente con la conducta o la certificación B Corp de una Certified B Corporation también pueden comunicarse a través del procedimiento público de reclamaciones de B Lab.

Puede obtener más información en: B Lab Public Complaints Process .

Nada de lo dispuesto en esta política limita el derecho de cualquier persona a obtener asesoramiento jurídico independiente, consultar a un sindicato o solicitar asesoramiento a cualquier otra persona cualificada.

16. Seguimiento y mejora continua

Calaso B.V. mantendrá un registro de las reclamaciones y comunicaciones recibidas, así como de las medidas adoptadas y de sus resultados, respetando en todo momento las obligaciones de confidencialidad y protección de datos.

La información podrá analizarse de forma agregada o anonimizada con el fin de identificar tendencias recurrentes, reforzar los controles, prevenir impactos negativos y mejorar de forma continua nuestro desempeño social, medioambiental y empresarial responsable.

a) Gobernanza

La dirección de Calaso B.V. es responsable de supervisar la eficacia de esta política y de garantizar que se disponga de los recursos necesarios para su aplicación.

Las personas responsables de recibir y gestionar las comunicaciones recibirán la formación adecuada.

Esta política será revisada al menos una vez al año y siempre que se produzcan cambios en la legislación o en la estructura organizativa que así lo requieran.

17. Accesibilidad y revisión de la política

Esta política está disponible públicamente en el sitio web de Calaso B.V. y también podrá mencionarse en la información para empleados, contratos, documentación para proveedores y materiales de incorporación.

La política será revisada al menos una vez al año y siempre que se produzcan cambios significativos en la legislación aplicable, en los estándares B Corp o en la organización y las actividades de Calaso B.V.

18. Contacto

Las consultas, reclamaciones y denuncias de informantes relacionadas con esta política podrán dirigirse a: